VIM II – EL PROCESO

En el anterior artículo, vimos una visión general del valor añadido que puede aportar VIM y la fuerza que gana con la nueva ley crea y crece.

Ahora vamos a profundizar como elabora el proceso VIM desde la recepción de la factura hasta su contabilización. También hablaremos de herramientas necesarias o complementarias a este proceso.

Proceso

Recepción de la Factura

Las facturas pueden llegar a la empresa a través de múltiples canales: correo postal, correo electrónico, plataformas de intercambio electrónico de datos (EDI), portales de proveedores, o sistemas de facturación electrónica. Este primer paso implica la captura o digitalización de las facturas, especialmente si son recibidas en formato físico.

• Correo Electrónico: Sistemas como Microsoft Outlook o Gmail para la recepción de facturas electrónicas.
• Escáneres y OCR: Dispositivos de escaneo, que permiten convertir facturas en papel en documentos digitales con texto procesable.
• Portales de Proveedores: Portales web donde los proveedores pueden cargar facturas directamente, facilitando la recepción y reduciendo errores de datos.

Captura de Datos

La digitalización de las facturas es seguida por la extracción automática de los datos clave, como el número de factura, fecha, cantidad, número de orden de compra, detalles de los productos o servicios, entre otros. Este paso es crítico para minimizar errores manuales y asegurar que la información relevante esté disponible en el sistema.

• Software OCR Avanzado: Soluciones que aplican lógica para reconocer y organizar la información extraída.
• IA y Machine Learning: Tecnologías que mejoran la precisión de la captura de datos mediante el aprendizaje de patrones y excepciones comunes en las facturas.

Validación y Verificación

Los datos capturados de la factura son validados contra la información existente en SAP, como pedidos de compra, contratos, entradas de mercancía y políticas internas. Esta fase asegura que la factura es legítima y cumple con las condiciones pactadas con el proveedor, así como con las políticas de la empresa.

• SAP: Permiten la comparación automática de datos entre el documento de VIM y las bases de datos del sistema.
• Workflow: Soluciones como SAP Workflow, que manejan el flujo de trabajo de validación, asegurando que las facturas se envíen a las personas correctas para revisión.
• Reglas de Negocio: El documento de VIM es revisado y enriquecido por las reglas de negocio. Las reglas verifican que toda la información de la factura cumple los requisitos para contabilizarla. Si una regla detecta un error, se asigna la factura a un usuario para que la corrija.

Aprobación de la Factura

Una vez que la factura ha sido validada, entra en un flujo de trabajo de aprobación. Dependiendo de factores como el importe, el tipo de gasto, o la relación con el proveedor, la factura puede requerir la aprobación de diferentes niveles dentro de la organización.

• Sistemas de Workflow: Los documentos pasan a un flujo de aprobadores. Se puede establecer la aprobación antes y/o después del registro o la contabilización en SAP.

 Si se aprueba después de contabilizar, la aprobación sirve para desbloquear el pago.

Contabilización

Una vez aprobada, la factura se registra en la contabilidad financiera, generando los correspondientes documentos. Este paso es crucial para la correcta gestión y preparación de informes contables y financieros.

Pago

La factura y contabilizada y liberada para el pago, se programa para la liquidación de acuerdo con los términos establecidos con el proveedor.

Archivado y Auditoría

Finalmente, las facturas y toda la documentación relacionada son archivadas electrónicamente, asegurando que estén disponibles para futuras auditorías internas o externas, así como para consultas y análisis posteriores. Este paso también incluye la gestión del ciclo de vida del documento, asegurando el cumplimiento con normativas de retención documental.

• Sistemas de Gestión Documental (DMS): Herramientas como OpenText, SharePoint o Alfresco que facilitan el archivado seguro, la búsqueda rápida, y la gestión del ciclo de vida de las facturas.
• Plataformas de Auditoría y Cumplimiento: Soluciones como SAP Audit Management o ACL Analytics que permiten realizar auditorías sobre el proceso de gestión de facturas, asegurando que todos los pasos cumplan con las normativas y políticas internas.

Beneficios Adicionales y Aspectos clave

1. Integración Total: VIM es un addon de OpenText integrado completamente con SAP, permitiendo un flujo continuo de información y minimizando la necesidad de intervención manual.
2. Transparencia y Control: Los documentos quedan registrado con una trazabilidad completa, ya sean facturas o documentos logísticos o de ventas. Esto mejora el control interno y reduce los riesgos de fraudes o errores.

3. Cumplimiento Normativo: Las herramientas y procesos implementados garantizan que las empresas cumplan con las leyes fiscales y las regulaciones internas, evitando sanciones y multas.

Implementación en SAP

La implementación de VIM requiere la compra de las licencias, la instalación del Addons, la configuración y prueba de la herramienta, así como la formación a los usuarios.

En una sociedad estándar puede ser un proceso que ejecute entre 18 y 20 semanas dependiendo del número de sociedades y usuarios a considerar.

No se considera migración de datos.

¿Qué ofrece T4S?

T4S se encargará de diseñar y parametrizar el proceso buscando maximizar el uso de funcionalidad estándar de VIM, permitiendo automatizar todos los documentos que requiera la compañía

SAP VIM permitirá la automatización de Procesos de Cuentas a Pagar y soluciones comerciales, sin cambiar excesivamente la experiencia actual de usuario.

T4S ofrece un equipo con +15 años de experiencia en SAP y VIM.​ Implementaciones de VIM nacionales e Internacionales en varias versiones de SAP(ECC y HANA) y VIM (incluyendo la versión