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VIM Y LEY CREA Y CRECE
26 de octubre de 2024
¿Qué es VIM y cómo funciona? ¿Qué capacidades tiene?
Vendor Invoice Management (VIM) es una solución de OpenText para la gestión de facturas de proveedores, confirmación de pedidos, notas de entrega, pedidos de venta y remesas. Engloba todas las capacidades de procesamiento de documentos en un único flujo. Se integra de forma nativa con SAP, automatizando y optimizando los procesos.
En relación con la gestión de facturas, además de incrementar la eficiencia y minimizar errores, VIM ayuda a las organizaciones a reducir costes y asegurar el cumplimiento regulatorio.
Se integra con una aplicación OCR (Optical Character Recognition) para extraer los metadatos de los documentos recibidos por diferentes vías parametrizadas en la herramienta, leyendo los datos y procesándolos automáticamente en SAP.
Para el enfoque de la Ley de Crea y Crece nos vamos a centrar en la funcionalidad del procesamiento de Facturas de proveedores, donde se pueden considerar facturas logísticas y facturas financieras:
- Facturas Logísticas, son las que se originan desde el pedido de compra que ya viene aprobado por un workflow en el sistema. El OCR lee los datos de la factura recibida, incluyendo el pedido de compra informado, y compara la información de lo recibido en el pedido de compra con lo facturado, si no hay diferencias, puede contabilizar la factura automáticamente o detiene la contabilización si hay diferencias.
- Facturas Financieras, son las que se reciben, pero no tienen un pedido de compra asociado. VIM permite asociarle un workflow de aprobación en caso de que la empresa lo requiera y lee igualmente los datos mediante el OCR. En este caso no lo procesa automáticamente hasta el final para que pueda haber una revisión financiera previa a la contabilización.
Capacidades de VIM:
- Se integra en SAP ERP y SAP S/4H y es compatible con soluciones FI, MM y SD existentes.
- Incluye componentes externos para automatizar la entrada de documentos.
- Se integra con el repositorio (propio o de OpenText) para archivar documentos (Archive server o Content Server).
- Incluye un Workflow de aprobadores único.
- Comprueba los datos extraídos con las Bases de Datos de SAP.
Objetivos de VIM
Eficiencia Operativa:
- Reduce tiempos y errores mediante la automatización de procesos repetitivos y manuales.
- Optimiza la asignación de recursos humanos, permitiendo al personal enfocarse en tareas estratégicas y de mayor valor añadido.
- Mejora la precisión y la velocidad de las operaciones, reduciendo el riesgo de fallos humanos y mejorando la calidad del servicio.
- Reducción de la duplicación de las facturas al tener un registro completo de la facturación.
Reducción de Costes:
- Disminuye costos de procesamiento al minimizar la intervención manual y alinear los procesos con las mejores prácticas.
- Ahorra en costos de papel y almacenamiento físico mediante la digitalización de documentos y la implementación de sistemas de archivo electrónico.
Transparencia del Proceso:
- Mantiene un registro detallado de transacciones, lo que permite una auditoría interna y externa más sencilla y precisa.
- Proporciona visibilidad en tiempo real del estado de las operaciones, permitiendo a los gestores tomar decisiones informadas y oportunas.
- Fomenta la confianza y la colaboración entre los distintos departamentos y partes interesadas, al asegurar que todos los datos y procesos sean accesibles.
Satisfacción del Proveedor:
- Asegura pagos puntuales, mejorando las relaciones comerciales y potenciando la fidelización de los proveedores.
- Mejora la comunicación con los proveedores.
Cumplimiento de las normativas:
- Ofrece controles de impuestos indirectos y validaciones exhaustivas. Esta funcionalidad es clave para asegurar que cada factura cumpla con las normativas fiscales, evitando posibles sanciones y multas.
Analítica y reportes:
- Permite sacar informes detallados para llevar un seguimiento y análisis exhaustivo y detallado de cada proveedor.
Relación entre VIM y la Ley Crea y Crece
| OBJETIVOS | RELACION VIM Y LEY CREA Y CRECE |
| Simplificación de Trámites y Reducción de Barreras Administrativas | Al utilizar VIM, las empresas pueden alinearse con la Ley Crea y Crece ya que, VIM ayuda a minimizar la burocracia interna mediante la digitalización y automatización de procesos, lo que es coherente con los esfuerzos de la ley para simplificar la administración empresarial. |
| Digitalización y Modernización Empresarial | La adopción de tecnologías avanzadas como VIM facilita la transformación digital de las empresas, mejorando su eficiencia operativa y su capacidad para competir en un mercado moderno. |
| Reducción de la Morosidad | Utilizar VIM contribuye directamente a reducir la morosidad, un objetivo clave de la Ley Crea y Crece. Al garantizar pagos puntuales y mejorar la gestión del flujo de caja, VIM ayuda a las empresas a cumplir con los plazos de pago establecidos, fortaleciendo así la confianza y la relación con los proveedores. |
| Cumplimiento Normativo | La implementación de VIM permite a las empresas cumplir con los requisitos de la Ley Crea y Crece. La capacidad de VIM para mantener registros detallados y proporcionar visibilidad en tiempo real simplifica el cumplimiento normativo y facilita las auditorías, asegurando que las empresas operen de manera transparente y conforme a la ley. |
Implementación en SAP
La implementación de VIM requiere la compra de las licencias, la instalación del Addons, la configuración y prueba de la herramienta, así como la formación a los usuarios.
En una compañía estándar puede ser un proceso que ejecute entre 18 y 20 semanas dependiendo del número de sociedades y usuarios a considerar.
No se considera migración de datos.
¿Qué ofrece T4S?
T4S se encargará de Diseñar y parametrizar el proceso buscando maximizar el uso de funcionalidad estándar de VIM, permitiendo automatizar todos los documentos que requiera la compañía
SAP VIM permitirá la automatización de Procesos de Cuentas a pagar sin cambiar excesivamente la experiencia actual de usuario. Por tanto, T4S ofrece un equipo con +15 años de experiencia en SAP y VIM. Implementaciones de VIM nacionales e Internacionales en varias versiones de SAP (ECC y HANA) y VIM (incluyendo la versión 2304).