Estado de la factura electrónica en México

La factura electrónica en México ha sido un pilar fundamental en la digitalización fiscal del país y en la lucha contra la evasión de impuestos. Su implementación inició en 2004 con el Comprobante Fiscal Digital (CFD), un esquema voluntario que permitía a los contribuyentes emitir facturas electrónicas sin necesidad de papel. En 2011, este esquema evolucionó con la introducción del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), el cual incorporó mecanismos de validación y certificación a través de Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). A partir de 2014, el uso del CFDI se convirtió en obligatorio para la mayoría de los contribuyentes, estableciendo un nuevo estándar en la fiscalización y control de operaciones comerciales en el país.

Actualmente, el Sistema de Administración Tributaria (SAT) regula la facturación electrónica en México, exigiendo a las empresas la emisión de CFDI para todas sus transacciones, incluyendo complementos específicos para distintos tipos de operaciones, fortaleciendo así el control fiscal y la transparencia en las operaciones comerciales del país.

Novedades legales en la facturación electrónica

En los últimos años, el SAT ha implementado varias actualizaciones, siendo la versión más reciente el CFDI 4.0, que entró en vigor el 1 de enero de 2022 y cuya adopción obligatoria comenzó el 1 de abril de 2023. Algunas de las principales modificaciones incluyen:

• Inclusión obligatoria del nombre y código postal del emisor y receptor.
• Validación más estricta del Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
• Nueva estructura para la cancelación de facturas, que ahora requiere la justificación del motivo de la misma.
• Actualización en los catálogos de productos y servicios para una mejor clasificación de las transacciones.
• Cambios en la representación impresa del CFDI, alineándose con los estándares digitales.

Particularidades de la factura electrónica en México

El esquema de facturación electrónica en México se caracteriza por su alto nivel de regulación y por la obligatoriedad de ciertos complementos fiscales para diversas operaciones. Algunos de los documentos más relevantes son:

• CFDI Factura electrónica: Contiene los tipos de CFDI de Ingreso y Egreso asociados a la operativa general de la empresa.
• CFDI con complemento de pagos: Obligatorio cuando una factura no se paga en una sola exhibición (PUE), o lo que es lo mismo, cuando el pago se realiza en parcialidades o diferido (PPD).
• CFDI de retenciones: Para informar sobre retenciones de impuestos.
• Carta Porte: Complemento obligatorio para el traslado de bienes y mercancías.
• Comprobantes de Nómina Electrónica: Requeridos para el pago de salarios.

Además, las empresas deben cumplir con estrictos requisitos en la emisión, almacenamiento y validación de los CFDI, lo que hace indispensable contar con soluciones tecnológicas que faciliten su cumplimiento.

Implementación en SAP

SAP proporciona una solución sólida para la gestión de la factura electrónica en México mediante SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC). Esta herramienta permite a las empresas generar, validar y enviar CFDI de manera automática, asegurando el cumplimiento con el SAT.

Las funcionalidades clave de SAP DRC en México incluyen:

• Generación y validación de los CFDI: La creación automática de comprobantes electrónicos desde los documentos fuente en SAP.
• Gestión de cancelaciones y complementos fiscales.
• Integración con el SAT. El envío y validación de facturas directamente con la autoridad fiscal.
• Envío al cliente: Permite el envío directo del XML y PDF asociados a la factura electrónica y complemento de pago.  

Facturas emitidas

En el proceso de facturación electrónica, una vez que se registra una factura en SAP, el sistema genera automáticamente un documento electrónico en la base de datos. Luego, este documento se procesa a través del eDocument Cockpit para su envío al Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que lo valida y lo remite al SAT.

Si el SAT aprueba la factura, se le aplica un sello digital y se actualiza su estado en el monitor En caso de rechazo, se puede consultar el motivo del error para facilitar su corrección y reenvío en caso de que sea posible. Si la factura ya fue aprobada pero no tiene pagos aplicados, es posible solicitar su cancelación, sujeta a la aprobación del SAT o del cliente según el caso.

Complementos de pago

Cuando se registra y compensa un pago en FI, SAP genera automáticamente el documento electrónico del complemento de pago. Este se envía al PAC, que lo valida y lo remite al SAT para su aprobación. Si el SAT lo aprueba, se le aplica un sello digital y se actualiza su estado en SAP; en caso de rechazo, se puede consultar el motivo del error para facilitar su corrección y reenvío en caso de que sea posible.

Proceso de cancelación

Si se necesita anular una factura o complemento de pago aceptada por el SAT se debe solicitar la cancelación del documento.

El proceso de cancelación se realiza de la siguiente manera:

• Los emisores deben enviar la solicitud de cancelación de la factura o complemento de pago.
• Al momento de solicitar la cancelación, se debe indicar los motivos conforme a las claves específicas.
• Dependiendo del tipo de documento es posible que el receptor de la factura o complemento de pago reciba un mensaje en su buzón tributario, informando que existe una solicitud de cancelación.

El proceso de cancelación varía dependiendo del tipo de documento y del tiempo transcurrido. Cabe la posibilidad de que el SAT conteste directamente que es cancelable, o, por el contrario, envíe la notificación al deudor para confirmar dicha cancelación (Plazo máximo 72 horas). Transcurridas 72 horas sin recibir contestación del receptor se da por cancelada de forma automática.

¿Qué ofrece T4S?

T4S proporciona una solución integral basada en SAP DRC para ayudar a las empresas a cumplir con la normativa de facturación electrónica en México. Nuestra solución permite la automatización completa del proceso de emisión y recepción de CFDI, garantizando el cumplimiento de las regulaciones fiscales.

Nuestra experiencia en proyectos de facturación electrónica en México abarca tanto el procesamiento de facturas emitidas, como el tratamiento y la gestión de los complementos de pago. Hemos trabajado en diversas implementaciones optimizando el uso de SAP DRC, incluyendo el desarrollo de un monitor Z de complementos de pago que replique la funcionalidad estándar de SAP (para versiones no incluidas en el estándar), pero adaptándolo a las particularidades y necesidades específicas de nuestro cliente. Si desea conocer más acerca de nuestra solución específica, puede consultar nuestra newsletter dedicada exclusivamente al complemento de recepción de pagos donde podrá saber más de este tipo de documentos electrónicos: Complemento de recepción de pagos México

Los beneficios de nuestra solución incluyen:

• Cumplimiento total con el SAT: Adaptación a los últimos cambios normativos y técnicos.
• Automatización del proceso: Eliminación de errores manuales en la generación y validación de facturas.
• Monitoreo centralizado: Gestión eficiente de CFDI desde el eDocument Cockpit de SAP.
• Optimización de tiempos y costos: Reducción de esfuerzos administrativos en la facturación electrónica.
• Experiencia en complementos de pago: Implementaciones exitosas en la gestión de CFDI de pagos electrónicos, garantizando una correcta integración con PAC y SAT.

Principales Notas OSS

A continuación, proporcionamos las notas principales para la correcta implementación de solución mediante DRC:

2565791 – SAP proporciona una lista detallada de notas que deben implementarse para ambas variantes de solución: solución completa y habilitación básica.

2523263 – Esta nota ofrece una guía de solución de problemas sobre el DRC para México.