Factura electrónica B2B en Polonia: arranca la obligatoriedad en febrero de 2026

La factura electrónica obligatoria en Polonia ya tiene fecha y marcará un antes y un después en la operativa de todas las empresas que trabajen en el país. A partir de 2026, el sistema KSeF será el único canal válido para emitir y recibir facturas B2B.  En esta newsletter te contamos las claves legales, el calendario definitivo y cómo se implementa este nuevo requisito en SAP, para que tu empresa esté preparada a tiempo y con garantías. 

Contexto, novedades legales 

Polonia se prepara para un cambio normativo de gran calado: la implantación de la factura electrónica obligatoria en las transacciones B2B. De esta forma y en línea con la tendencia europea y global, Polonia dará un salto adelante en digitalización, obligando a las empresas a modernizar sus sistemas de facturación para cumplir con la nueva normativa. 

El marco legal que sustenta esta reforma se inició en 2021, cuando el Ministerio de Finanzas polaco presentó el proyecto de ley para masificar la e-factura en el país. La norma establece que todas las facturas deberán emitirse y declararse a través de la plataforma central del gobierno llamada KSeF (Krajowy System e-Faktur), que actuará como sistema único de emisión, recepción y almacenamiento. 

Esta obligación alcanza a todas las empresas establecidas en Polonia, sin importar su tamaño, si bien la adopción será gradual. Cabe recordar que el uso de KSeF es voluntario desde enero de 2022, pero con la nueva ley pasará a ser obligatorio en las fechas indicadas.  

Marco técnico: KSeF 2.0 y formato FA (3) 

La obligatoriedad de la factura electrónica en Polonia viene acompañada de un nuevo marco técnico diseñado para garantizar estandarización, seguridad y trazabilidad en el intercambio de facturas B2B. 

KSeF 2.0, la nueva versión del sistema estatal, incorpora una API renovada y más estable que permitirá la integración directa de los sistemas de facturación de las empresas con la plataforma del Ministerio de Finanzas. Esta API se basa en la nueva estructura XML FA(3), publicada en 2025, que sustituye a FA(2) y define el formato único y obligatorio de la e-factura a partir de 2026. 

Para facilitar la adaptación, el Ministerio ha habilitado un entorno de pruebas ya disponible desde septiembre de 2025, permitiendo a las empresas y proveedores de software validar la integración antes de la entrada en vigor. Además, KSeF 2.0 incorpora mejoras como la posibilidad de operar en modo offline 24h, la opción de adjuntar documentación y el uso de certificados digitales para la firma y envío de facturas. 

Puedes consultar más sobre el contexto previo, la normativa legal y la evolución del proyecto KSeF,  en nuestra anterior newsletter que dedicamos a la factura electrónica en Polonia: https://www.t4sadvance.com/retraso-de-la-factura-electronica-en-polonia/  

Calendario de entrada en vigor 

La implementación se realizará de forma escalonada en dos fases principales: el 1 de febrero de 2026 entrará en vigor para los grandes contribuyentes (empresas con ingresos anuales superiores a 200 millones de zlotys, aprox. 46 millones de euros), y el 1 de abril de 2026 se extenderá la obligación al resto de contribuyentes (incluyendo pymes) 

Adicionalmente, habrá una fase final destinada a las microempresas con volúmenes bajos de facturación, las cuales dispondrán de una prórroga extraordinaria hasta el 1 de enero de 2027 para sumarse al sistema. 

Cabe destacar que las autoridades han previsto un periodo de gracia hasta el 31 de diciembre de 2026, durante el cual no se impondrán sanciones por posibles errores de emisión ni se exigirá incluir el identificador KSeF en las transferencias bancarias asociadas. Este margen busca dar flexibilidad a las empresas en los primeros meses de adaptación al nuevo sistema. 

 Implementación en SAP 

SAP Document and Reporting Compliance (DRC) es la solución estándar para cumplir con la factura electrónica obligatoria en Polonia. Esta herramienta permite crear, enviar y monitorizar facturas electrónicas B2B a través de KSeF. Tanto las facturas emitidas como las recibidas se gestionan desde el eDocument Cockpit o desde la aplicación Fiori de gestión de documentos electrónicos, que actúan como monitores centrales donde los usuarios pueden supervisar todo el proceso de manera unificada y centralizada. 

Facturas de clientes

1. Contabilización de la factura: Al registrar una factura de cliente en el sistema (FI/SD), SAP crea automáticamente un eDocument con los datos necesarios de la factura para el envío al KSeF.
2. Enviar factura a KSeF: Desde el monitor, el usuario selecciona el eDocument de realiza el envío. El sistema genera el archivo XML conforme al esquema FA(3) requerido por la autoridad y lo firma digitalmente antes de transmitirlo a la plataforma KSeF.

La integración con SAP DRC Cloud Edition garantiza que el formato local FA(3) esté actualizado y que la comunicación con KSeF se realice de forma segura a través de la infraestructura cloud de SAP.

1. Recepción de la respuesta: Una vez enviada, la autoridad fiscal devuelve un acuse de recibo confirmando la recepción del XML. El sistema actualiza el estado del documento: aceptado (con número de referencia) o rechazado (con el motivo).
2. Consulta de estado y resultados: Dentro del periodo de validez de la sesión con KSeF, el usuario puede consultar el estado final de la factura electrónica desde el cockpit para obtener la respuesta definitiva. Si el documento es aceptado, puede enviarse al cliente directamente desde el cockpit. Si fue rechazado, se corrige y se reenvía desde la misma pantalla.
3. Envío al cliente: Desde el monitor se puede enviar el XML (o su representación) por correo electrónico directamente al cliente, quedando registrado en el eDocument que la factura electrónica fue remitida al destinatario. Esta funcionalidad es especialmente útil en escenarios de clientes extranjeros, ya que las facturas destinadas a compradores fuera de Polonia no pueden ser descargadas desde KSeF y deben ser entregadas directamente por el emisor.

Facturas de proveedores

1. Consulta de facturas entrantes: SAP lanza una consulta al sistema KSeF para detectar nuevas facturas de proveedor dirigidas a la empresa.
2. Recepción y generación del eDocument: El sistema descarga las facturas encontradas y crea automáticamente un eDocument por cada una en el cockpit.
3. Validación y estado: Cada documento aparece con su estado correspondiente: procesado correctamente o pendiente de KSeF. El sistema permite reconsultar el estado si es necesario.
4. Contabilización: Una vez revisada, la factura recibida puede contabilizarse en SAP como cualquier factura de proveedor, integrando el ciclo completo de recepción.

 ¿Qué ofrece T4S?

T4S cuenta con una amplia experiencia en proyectos internacionales de factura electrónica, habiendo acompañado a empresas en países como México, Colombia, Perú, Rumanía y España, siempre apoyándonos en el estándar de SAP Document and Reporting Compliance. Sobre esta base estándar construimos una solución completa que cubre el ciclo de vida de la factura electrónica en Polonia, tanto para facturas emitidas como recibidas, garantizando trazabilidad, seguridad y cumplimiento del esquema KSeF.