Cambios legales y novedades
El Krajowy System e-Faktur (KSeF), o Sistema Nacional de Factura Electrónica en Polonia, es la plataforma central del gobierno para el envío y recepción de facturas electrónicas. Las empresas estarán obligadas a enviar todas sus facturas electrónicas a través del KSeF, donde se les aplicará un sello de tiempo electrónico. Estas facturas estructuradas, en formato XML, coexistirán con las facturas en papel y otras formas de facturación electrónica existentes.
La plataforma enviará una serie de notificaciones para informar a los usuarios sobre el número de sello de tiempo asignado, el rechazo de la factura o la incapacidad de emitir facturas debido a la falta de disponibilidad del propio KSeF.
Además, la plataforma KSeF almacena las facturas durante 10 años las cuales se pueden descargar en formato XML o PDF. La firma digital es obligatoria tanto para firmar la factura electrónica como para utilizarla como autorización en el KSeF.
Se estableció un periodo de prueba a partir de octubre de 2021, donde los proveedores de servicios pudieron evaluar el sistema en el KSeF. Desde enero de 2022, las empresas han tenido la opción de comenzar a emitir facturas estructuradas a través de KSeF, accediendo así a ventajas fiscales y simplificaciones administrativas.
Calendario de implementación
| Fecha | Evento |
| Octubre 2021 | Inicio del periodo de pruebas para los proveedores de servicios con KSeF |
| Enero 2022 | Comienzo de la fase voluntaria: las empresas pueden emitir facturas estructuradas a KSeF y beneficiarse de ventajas fiscales |
| 1 de febrero 2026 | Implementación obligatoria para grandes contribuyentes (más de 200 millones de PLN anuales) |
| 1 de abril 2026 | Implementación obligatoria para todos los contribuyentes |
Beneficios de la factura electrónica en Polonia
Las autoridades polacas esperan obtener con la factura electrónica B2B una serie de ventajas, como:
- Facilitar el entorno empresarial al simplificar el acceso y la rapidez en la gestión documental.
- Asegurar transacciones comerciales más confiables mediante la estandarización del formato de las facturas.
- Reducir errores humanos al automatizar los procesos contables, garantizando una mayor precisión en los registros.
- Mejorar el control fiscal mediante una gestión más eficiente y sistemática de la información tributaria.
- Aumento de la reducción de impuestos.
Beneficios de comenzar a usar la factura electrónica en el plazo voluntario
El Gobierno polaco alienta a los contribuyentes a integrarse en el sistema de facturación electrónica antes de que la obligación sea vinculante, ofreciendo una serie de ventajas:
- Los contribuyentes recibirán una reducción de la declaración del IVA de 60 a 40 días.
- La base de datos del Ministerio de Hacienda almacenará las facturas, evitando así la posibilidad de daños o pérdidas.
- No será necesario para el contribuyente emitir ni enviar el archivo JPK_FA a solicitud de la autoridad fiscal.
Implementación en SAP
El DRC (Document and Reporting Compliance) de SAP es una solución integral que permite a las empresas crear, procesar y monitorear documentos electrónicos e informes legales, garantizando el cumplimiento de las obligaciones legales del KSeF.
La solución SAP DRC se integra con las autoridades fiscales del KSeF para intercambiar documentos electrónicos, lo que permite reducir costes de gestión y ofrecer garantías extras de seguridad y confidencialidad.
En este proceso, se podrá crear y enviar facturas electrónicas utilizando PoloniaKSeF en eDocument Cockpit.
Procedimiento facturas de cliente
- Publicar Factura
- Publicar una factura en las aplicaciones de origen.
- El sistema crea automáticamente una instancia en eDocument Cockpit.
- Enviar Factura
- Seleccionar y enviar el eDocument en eDocument Cockpit.
- El sistema genera un XML y lo envía a la autoridad fiscal.
- Recibir Acuse
- La autoridad fiscal envía un acuse de recibo del XML.
- El sistema actualiza la respuesta en eDocument Cockpit.
- Consultar Estado
- Usar PoloniaKSeF en eDocument Cockpit para consultar el estado del documento.
- Consultar el estado solo dentro del tiempo de validez de la sesión.
- Estados del XML
- Aceptado por KSeF: con número de referencia.
- Rechazado por KSeF: con motivo de rechazo, posibilidad de reenviar o cancelar.
- Enviar al Cliente
- Si aceptado, enviar al cliente directamente por correo electrónico desde eDocument Cockpit.
- El sistema actualiza el estado del eDocument.
Procedimiento facturas de proveedor
- El sistema crea automáticamente un documento electrónico en Polonia.KSeF.
- PoloniaKSeF lo procesa en el eDocument Cockpit:
- El estado del documento electrónico en el proceso de Factura entrante Pull recibirá el estado como:
- Procesado exitosamente con el número de referencia de la pieza o la lista de facturas.
- No listo, en proceso en KSeF con la información de la etapa de procesamiento.
- El sistema actualiza el estado del documento en eDocument Cockpit.
¿Qué ofrece T4S?
T4S ofrece una solución ya implementada y testeada en otros clientes utilizando el Document and Reporting Compliance (DRC) de SAP, diseñado para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales del KSeF.
Nuestra propuesta es un proyecto de implementación basada en la metodología SAP ACTIVATE adaptada a proyectos legales: Discover, Explore, Realize, Deploy y Run.
El conocimiento que tiene T4S nos permite estandarizar las adaptaciones, parametrizaciones, integraciones y desarrollos para realizar implementaciones rápidas y eficientes para los clientes, pero, sin olvidar que cada cliente es diferente, por eso planteamos proyectos de implementación.
En la fase Discover, analizaremos las particularidades de cada cliente, para adaptar el proyecto a sus necesidades concretas, por ejemplo, análisis de volumetría de facturación, tipos de facturación, plataformas de comunicación…
En la fase Deploy se realizará un testeo con el KSeF, validando que los procesos funcionan correctamente y realizando el arranque progresivo con cliente y proveedor antes de pasar a productivo. El resto de las fases, se comportan como cualquier proyecto de implementación en SAP.
Un proyecto de este tipo no solo es implementar la solución estándar de SAP DRC. La experiencia T4S, nos permite cubrir las necesidades específicas del cliente más allá de la solución estándar. Por ejemplo, aunque la solución de SAP está preparada para manejar facturas FI, facturas SD, archivos fuente entrantes y la verificación de facturas, T4S está trabajando en el desarrollo de una solución para incluir otros tipos de documentos, como las facturas provenientes de Real Estate (RE) no abarcadas en el estándar. Esto asegura que las empresas puedan cumplir con las obligaciones del KSeF sin importar sus características particulares, ofreciendo una solución verdaderamente adaptada y robusta.
La solución la dividimos en dos partes, el envío de facturas de clientes y la recepción de facturas de proveedores:
- Facturas emitidas: se crearán los eDocuments de forma automática, luego desde el Cockpit eDocument se hará la conversión XML y envió al KSeF
- Facturas recibidas: se descargarán los XML de las facturas del KSeF y se crearán los eDocuments. Una vez registrados en el cockpit de SAP, se crearán las facturas.
Con T4S, las empresas obtienen una solución completa y personalizada para la gestión eficiente de la facturación electrónica.
NOTAS OSS
Las siguientes notas tienen efecto en la implementación de la factura electrónica de Polonia en SAP:
3279206 – Electronic Document Processing for Poland – KSeF: Implementation Overview
3346323 – eDocument Poland B2B(KSeF) Troubleshooting Guide
2982798 – eDocument Poland – EU eInvoicing: Implementation Overview