Súmate a las mejores prácticas de almacenamiento seguro y cumplimiento fiscal con DART

SAP Data Retention Tool (DART) es la solución estándar de SAP para extraer y conservar datos fiscales y contables de forma segura, facilitando el cumplimiento en auditorías. En esta newsletter te contamos sus capacidades clave, requisitos y cómo T4S puede ayudarte a implantarla con éxito.

1. ¿Qué es DART y para qué sirve?

En un entorno donde las auditorías digitales y la trazabilidad fiscal son cada vez más exigentes, las empresas necesitan soluciones que aseguren tanto el cumplimiento legal como la eficiencia operativa. SAP DART (Data Retention Tool) responde a esta necesidad como herramienta estándar incluida en SAP ERP y S/4HANA, diseñada específicamente para facilitar la retención y exportación de datos y así asegurar el cumplimiento de los requerimientos de conservación y entrega de datos en auditorías fiscales. DART permite extraer periódicamente los datos contables y tributarios relevantes de un sistema productivo SAP y almacenarlos en archivos planos (secuenciales) que pueden facilitarse a los auditores, sin eliminar los datos originales de la base de datos. De este modo se evita dar acceso directo al sistema productivo, a la vez que se garantiza la integridad de la información entregada.

Esta extracción genera un conjunto de archivos de datos (denominados extractos DART) que duplican la información requerida para auditoría, sin afectar los datos originales del sistema. Posteriormente, estos extractos pueden ser importados en el visor DART para consultar la información consolidada y finalmente exportarse en formatos estándar de auditoría digital (como el formato AIS de SAP ampliamente utilizado por auditores)

Además de su cobertura internacional, SAP DART incluye catálogos de segmentos predefinidos que agrupan campos de distintas áreas (FI, MM, SD, CO, etc.), garantizando extracciones completas y coherentes. Estos catálogos pueden ampliarse o personalizarse, lo que permite adaptar la herramienta a normativas locales o necesidades corporativas específicas.
El uso de DART está considerado una buena práctica en entornos SAP, ya que asegura integridad de datos, prepara a la empresa para auditorías electrónicas y evita desarrollos ad-hoc, aprovechando un componente estándar mantenido por SAP.

De esta forma, DART no solo es útil a nivel técnico, sino que nació y se consolidó como respuesta a obligaciones fiscales muy concretas en diferentes jurisdicciones. Estas son algunas de las más relevantes:

• Alemania: Cumplimiento de la normativa GoBD/GDPdU mediante el método Z3 de extracción de datos.
• Francia: Almacenamiento del fichero FEC obligatorio desde 2014.
• India: Conservación de libros contables por 8 años accesibles para auditorías.
• Portugal y Polonia: Uso de DART como base para cumplir con marcos de auditoría digital y SAF-T.
• Hungría: normativa local exige que los sistemas de facturación puedan generar un informe de auditoría electrónico (AEA) en formato XML para la autoridad fiscal. SAP ofrece extensiones de DART específicas para este requisito.
• Estados Unidos: DART incorpora parametrizaciones específicas para la gestión de sales/use tax, lo que permite configurar qué tablas fiscales se extraen en cada escenario. Esta funcionalidad facilita atender auditorías relacionadas con impuestos indirectos en EE. UU. asegurando que los datos fiscales puedan entregarse de manera estructurada y coherente.
• España: Aunque no existe hoy una obligación de presentar un extracto global, la tendencia europea avanza hacia auditorías electrónicas más exhaustivas impulsadas por iniciativas como el proyecto ViDA. Tener DART configurado permite anticiparse, extraer datos fiables de forma rápida y mantener consistencia en los procesos de auditoría, especialmente en grupos multinacionales.

2.  Implementación en SAP

La puesta en marcha de la herramienta DART no consiste solo en activar una funcionalidad estándar, sino en configurar una herramienta estratégica para la gestión y el cumplimiento fiscal. Aunque DART está incluido en SAP ERP y S/4HANA y no requiere licencias adicionales, es necesario garantizar ciertos prerrequisitos técnicos: disponer de espacio suficiente en disco para los extractos, definir directorios de almacenamiento accesibles en el servidor, contar con perfiles de autorización específicos para la creación y visualización de datos retenidos, y aplicar las notas OSS más recientes que mantienen la herramienta alineada con cambios legales o fiscales en distintos países.

La configuración en SAP se centra en:

• Definir variantes de extracción (transacción FTWP), donde se especifican sociedades, ejercicios, periodos y módulos a incluir.
• Configurar estructuras de datos: DART ofrece más de 160 segmentos estándar (FI, MM, SD…), ampliables mediante BADIs para incorporar campos específicos de la compañía.
• Directorios de almacenamiento: establecimiento de rutas seguras en el sistema operativo para la generación de archivos, con control de espacio y backups.
• Controles de integridad y checksums: cálculo automático de sumas de verificación y totales de control que garantizan que los datos coinciden con los del sistema original.
• Programar extracciones periódicas en segundo plano, integrándolas en cierres contables o fiscales.

Pantalla de configuración de variantes de extracción en la transacción modificar parametrizaciones para extracción de datos

Una vez implementado, DART ofrece un conjunto de funcionalidades que permiten a las empresas no solo almacenar y exportar datos, sino también garantizar su calidad y adaptarlos a las necesidades específicas de cada contexto:

• Consultar y analizar datos retenidos a través de diferentes vistas y consultas ofreciendo un cockpit de control interno.
• Combinar datos activos con archivados mediante integración con ADK/ILM, asegurando que incluso la información histórica queda disponible para auditorías.
• Exportar en formatos estándar utilizados por auditores con ficheros planos en modo solo lectura, compresibles para optimizar almacenamiento.
• Verificación de integridad y consistencia. DART incorpora controles y sumas de verificación para garantizar la calidad de los datos extraídos. La herramienta calcula códigos de control sobre los archivos para detectar cualquier alteración y genera controles de totales que cotejan importes del extracto frente a la base de datos original.
• Capacidad de personalización. Además de sus segmentos estándar, DART puede extenderse para cubrir requisitos particulares de cada compañía o país. Es posible añadir campos adicionales a los segmentos existentes o crear nuevos segmentos de datos, lo que permite adaptar el extracto a normativas locales o necesidades de información internas.

¿Qué ofrece T4S?

En T4S contamos con una amplia trayectoria en proyectos de cumplimiento fiscal y gestión de auditorías electrónicas, lo que nos permite implementar y ajustar SAP DART con total seguridad. Tenemos experiencia testada en la implementación de DART en clientes de Alemania, donde la normativa GoBD/GDPdU exige el máximo rigor, y conocemos de primera mano los retos que supone adaptar la herramienta a marcos legales específicos y a realidades empresariales complejas.

Nuestros servicios abarcan:

• Instalación, configuración y validación de la solución SAP DART en el sistema del cliente, asegurando que queda plenamente operativa y lista para cumplir con las obligaciones de auditoría.
• Adaptación a requisitos legales locales, configurando vistas DART personalizadas y aplicando las notas OSS necesarias para responder a marcos normativos como el FEC en Francia o el GoBD en Alemania.
• Integración con procesos y sistemas del cliente, alineando la ejecución de DART con cierres contables, auditorías internas y estrategias de archivado (SAP ADK/ILM), de modo que funcione de forma armónica dentro del ecosistema SAP.
• Formación y soporte continuado, capacitando a los equipos en el uso de la herramienta (extracciones, interpretación de logs, recuperación de datos) y acompañando en las primeras ejecuciones reales, así como en auditorías externas.
• Documentación propia que facilita la adopción y el uso diario por parte de los usuarios.

¿Quieres conocer cómo aplicar DART en tu organización? Contacta con T4S y descubre cómo podemos ayudarte.