Cambios legales y novedades

Calendario de implementación

Las fechas de implementación con los cambios legales que afectan a las facturas B2B y B2C:

Facturación electrónica Rumania B2B

La implementación de la facturación electrónica para transacciones B2B ha constado de dos etapas:

Primera etapa

Esta fase entró en vigor el 1 de enero de 2024 y estuvo vigente hasta el pasado 31 de junio de 2024, obligó legalmente, tanto a los contribuyentes establecidos como los no establecidos, a reportar todas las facturas emitidas en transacciones comerciales entre empresas (B2B) en Rumania.

Esto incluyó la presentación de informes a contribuyentes establecidos en Rumania, así como empresas extranjeras registradas en el IVA en Rumania e instituciones públicas. La presentación de dichos informes debe efectuarse mediante el sistema nacional de facturación electrónica denominado RO e-Factura. 

Segunda etapa

Desde el 1 de julio de 2024, se requiere obligatoriamente, a las entidades empresariales legalmente constituidas en Rumania, a la emisión y el intercambio de facturas electrónicas utilizando exclusivamente el sistema nacional (RO E-Factura) para las transacciones comerciales entre empresas (B2B) efectuadas en el territorio nacional.

Es importante resaltar que los destinatarios de dichas facturas deben contar con registro activo en la plataforma RO e-Factura para recibir y procesar debidamente estos documentos electrónicos.

Por otro lado, los proveedores no establecidos seguirán enviando los detalles de sus facturas a través de un informe electrónico, lo que permite reportar casi en tiempo real todas las transacciones. Esta iniciativa pretende mejorar los procesos de facturación y aumentar la eficiencia en la gestión fiscal.

Facturación electrónica Rumania B2C

El Ministerio de Finanzas ha aprobado la ley que exige el envío de las facturas emitidas en el ámbito B2C, al igual que en las facturas B2B, a la plataforma nacional RO e-Factura.

De esta forma, desde el 1 de julio hasta el 31 de diciembre de 2024 se ha abierto un período voluntario en el cual las empresas puedan comenzar a usar el sistema RO e-Factura para las transacciones B2C.

A partir del 1 de enero de 2025, está prevista la obligatoriedad de adopción del sistema RO e-Factura para todas las empresas que emitan facturas al consumidor.

Sistema RO E-Factura

El 8 de noviembre de 2021, se emitió una disposición oficial del ministro de Hacienda que aprueba el protocolo para la utilización y operación de un nuevo sistema nacional de facturación electrónica denominado RO e-Factura.

Para emplear el nuevo sistema RO e-Factura, las compañías emisoras y receptoras de facturas electrónicas deben estar registradas en la aplicación Espacio Virtual Privado (SPV) de la autoridad tributaria de Rumanía (ANAF) y en el Registro de RO e-Factura. Las entidades públicas contratantes y los receptores de facturas electrónicas deben estar inscritos en el Registro de Entidades Públicas de Rumanía.

Dentro del marco de RO e-Factura, las facturas electrónicas deben ser generadas en un formato XML establecido previamente.

Las facturas electrónicas y los mensajes comunicados entre el emisor y el destinatario permanecerán disponibles en el sistema RO e-Factura durante 60 días y posteriormente se archivarán electrónicamente y se obtendrán solo si se solicitan. Tanto emisores como receptores deberán almacenar las facturas electrónicas durante al menos 10 años, a excepción de las facturas relativas a los bienes de capital, que deberán almacenarse durante un periodo de 25 años.

Implementación en SAP

El Document and Reporting Compliance (DRC) de SAP garantiza una solución integral para las empresas en Rumanía, permitiéndoles gestionar documentos electrónicos e informes legales mientras cumplen con las normativas de la ANAF. Al integrarse directamente con las autoridades fiscales, SAP DRC facilita el intercambio de documentos electrónicos, reduciendo costos de gestión y proporcionando una mayor seguridad y confidencialidad.

Facturación electrónica en Rumanía a través de RO e-Factura

El proceso de facturación electrónica en Rumanía consta de las siguientes fases:

Emisión de la Factura: El proceso comienza con la generación de una factura en formato XML a través de la plataforma de facturación electrónica de la Agencia Nacional de Administración Fiscal de Rumanía (ANAF). Este sistema garantiza que todas las facturas cumplan con los estándares específicos y legales del país.

1. Comprobaciones de Validación: Antes de que la factura avance en el proceso, se somete a una serie de validaciones mínimas y comprobaciones de requisitos de información. En caso de que la factura no cumpla con estos requisitos, el proveedor recibe una notificación para corregir los errores y reenviar la factura.
2. Certificación Oficial: Una vez validada, la factura es certificada por el Ministerio de Finanzas Públicas mediante la adición de su firma digital. Esta certificación oficial asegura la autenticidad y validez de la factura ante cualquier revisión futura.
3. Recepción por el Cliente: Finalmente, la factura se envía al cliente. En este punto, se considera que la factura ha alcanzado su estado fiscal definitivo, siendo registrada para los propósitos del IVA. Este mecanismo de autorización previa está previsto que se mantenga vigente hasta finales de 2026.

¿Qué ofrece T4S?

T4S tiene el conocimiento y la experiencia en la implementación de la solución estándar ofrecida por SAP, el DRC, una solución integral ya testeada para el cumplimiento de las obligaciones legales del ANAF.

Gracias a nuestra experiencia en proyectos de implementación, entendemos que las necesidades específicas del cliente pueden ir más allá de las soluciones estándar de SAP, garantizando que las empresas puedan cumplir las obligaciones del ANAF independientemente de sus características particulares, siendo capaces de ofrecer una solución adaptada y robusta.

La solución estándar de T4S para la emisión de facturas electrónicas de clientes incluye los siguientes puntos:

1. Crear y guardar el documento fuente en una aplicación SAP, generando un eDocument.
2. Enviar el documento electrónico al monitor de eDocuments mapeando los datos al formato requerido.
3. Validar el archivo XML con SAP DRC Cloud Edition, conforme a los requisitos legales de la autoridad fiscal de Rumanía.
4. Enviar el archivo XML a la autoridad fiscal, recibir la respuesta y actualizar el documento electrónico en el sistema.

En cuanto a las facturas electrónicas recibidas de proveedores, la solución proporcionada consta de los siguientes pasos:

1. Integrar el sistema SAP S/4HANA con SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition, y completar las actividades de configuración necesarias.
2. El proveedor envía una factura en formato XML a las autoridades fiscales rumanas.
3. SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition, recibe la factura y crea el eDocument en el eDocument Cockpit.
4. Recuperar mensajes entrantes y obtener las facturas electrónicas de los proveedores en un rango de fechas específico.
5. Visualizar el eDocument en el monitor, donde se pueden realizar acciones como mostrar el documento en formato XML, descargar una copia de la factura o ver los registros de la aplicación o la interfaz.

Adicionalmente, para las facturas recibidas, la solución que proponemos desde T4S es la integración con el monitor de VIM como herramienta de automatización y digitalización de facturas, permitiendo gestionar y acelerar los procesos y los flujos de trabajo y al mismo tiempo, dar soporte al cumplimiento legal de las regulaciones nacionales e internacionales.

Para más información sobre la solución VIM y todo lo que puede ofrecer a las empresas en la gestión de sus cuentas a pagar no se pierda nuestras próximas newsletters.

Notas OSS

3262931 – Procesamiento de documentos electrónicos para Rumanía: Resumen de implementación

3471508 – Procesamiento de documentos electrónicos para Rumanía: Integración con la solución de automatización de VIM.