Navegando la Incertidumbre: La Importancia de la Planificación Presupuestaria en un Mundo en Constante Cambio

Cuando empecé a trabajar en el mundo de la consultoría hace ya más de 25 años muchas de las empresas donde implementábamos SAP no realizaban ningún tipo de presupuesto o planificación, simplemente se fijaban si la rentabilidad era positiva y si tenían dinero en caja, poco a poco este hecho fue cambiando y las empresas comenzaron a realizar planificaciones y presupuestos, esto les ayudo a marcarse objetivos y seguir un plan para conseguir esas metas. Pero los últimos acontecimientos puede que hayan cambiado esta idea, veamos que ha pasado en los últimos años.  

Actualmente vivimos en un mundo muy volátil, no es posible predecir qué ocurrirá en las próximas semanas y menos aun cuando se habla de meses o años. La sociedad actual, y por tanto las empresas, viven en una crisis permanente; simplemente enumerando los últimos eventos ocurridos en los últimos cuatro años confirma lo que estamos diciendo: La COVID, volcán de gran canaria, guerra de Ucrania, subida de los precios, subido de tipos de interés, …  así como un largo etcétera de sucesos muy difíciles de predecir que complican la gestión empresarial, seguimiento de los presupuestos y fundamentalmente conseguir beneficios. 

Con este entorno económico, social y empresarial las personas, y por ende las empresas, pueden pensar que no es necesario realizar ningún tipo de planificación y dejarse llevar por los acontecimientos, este pensamiento pudiendo ser lógico es una equivocación, porqué una buena planificación nos servirá de guía para los momentos difíciles y nos ayudará a la implementación de las medidas necesarias para conseguir los objetivos que nos hemos marcado. 

 Si nos enfocamos en el sector hotelero podemos identificar diferentes beneficios para implementar una buena gestión presupuestaria: 

• Planificación financiera: Un presupuesto permite a los gerentes y propietarios del hotel planificar con anticipación sus ingresos y gastos. Esto es esencial para garantizar que el hotel pueda cubrir sus costes operativos y alcanzar sus metas financieras. Desde el presupuesto de rentabilidades se puede conseguir los presupuestos financieros pudiendo realizar seguimiento de beneficios y de tesorería.
• Control de gastos: Al establecer límites y metas de gastos en un presupuesto, el hotel puede controlar de cerca sus costes operativos. Esto puede ayudar a evitar gastos innecesarios y a mantener los márgenes de beneficio. Siempre que se tenga control de los gastos se pueden eliminar lo superfluo dejando lo imprescindible para la gestión operativa.
• Toma de decisiones informada: Un presupuesto proporciona información valiosa sobre las finanzas del hotel, lo que permite tomar decisiones informadas sobre inversiones, expansiones, promociones y otros aspectos clave de la gestión. El presupuesto debe ser la guía que nos permita saber si vamos alineados con los objetivos marcados y en caso contrario tomar las medidas correctivas necesarias.
• Establecimiento de metas y objetivos: Un presupuesto proporciona metas financieras claras que pueden ayudar a motivar al personal y a alinear sus esfuerzos con los objetivos del hotel.
• Identificación de desviaciones: Al comparar los resultados reales con las cifras presupuestadas, es posible identificar desviaciones y tomar medidas correctivas antes de que los problemas financieros se vuelvan graves.
• Optimización de recursos: Un presupuesto puede ayudar a asignar recursos de manera más eficiente, lo que puede incluir personal, suministros, marketing y otros activos. 
• Mejora de la rentabilidad: Al controlar los ingresos y los gastos de cerca, un hotel puede trabajar para mejorar su rentabilidad y maximizar sus beneficios. 
• Planificación de inversiones: Un presupuesto puede ayudar a planificar inversiones a largo plazo, como renovaciones o adquisiciones de propiedades adicionales, al garantizar que haya fondos disponibles para estos proyectos. 
• Transparencia financiera: Un presupuesto proporciona una visión clara de la situación financiera del hotel, lo que puede ser útil para los inversores, accionistas y otros interesados. 
• Cumplimiento normativo: En muchos lugares, los hoteles están sujetos a regulaciones financieras y fiscales. Un presupuesto puede ayudar a garantizar el cumplimiento de estas regulaciones. 

Cuando se habla de presupuestación no debemos caer en el error de pensar sólo en datos financieros y cuantitativos, la planificación engloba tanto datos financieros, como datos logísticos y datos cualitativos, en el caso de los hoteles estos pueden ser por ejemplo, noches de hotel, habitaciones ocupadas, días de sol, cantidad de menús a servir, afluencia, días de lluvia, condiciones políticas, impuestos, etc… 

Otro aspecto a tener en cuenta cuando se habla de presupuestación es el uso de la tecnología. Este aspecto no debe ser un limitante para realizar la presupuestación, se puede comenzar con herramientas menos sofisticadas y acabar con herramientas que permitan una gestión rápida y eficaz de los datos. 

En resumen, utilizar un presupuesto en el sector hotelero es esencial para una gestión financiera efectiva y puede conducir a una mayor rentabilidad y sostenibilidad a largo plazo del hotel. Además, brinda la capacidad de tomar decisiones estratégicas basadas en datos y mantener un control más preciso sobre los recursos financieros del negocio.  

Como conclusión, una buena presupuestación debe permitir la implementación de las medidas necesarias para conseguir los objetivos marcados por la dirección, o, en el caso que la situación (condiciones establecidas en el presupuesto) haya cambiado sustancialmente, entonces cambiar esos objetivos por unos realistas. La presupuestación implementada y ejecutada correctamente, nos puede asegurar la supervivencia y el crecimiento de las empresas.

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