Cambios legales y novedades
La Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz), aprobada en marzo de 2024, marca un hito en la transformación digital del entorno empresarial alemán. Este marco legal busca impulsar la competitividad, facilitar el cumplimiento fiscal y reducir la carga administrativa a través de la digitalización de procesos, siendo la facturación electrónica una de las áreas más importantes de esta iniciativa.
Con esta ley, Alemania se vincula con la estrategia europea VAT in the Digital Age (ViDA), estandarizando los procesos de facturación para mejorar la trazabilidad y reducir el fraude fiscal, de esta forma la normativa alemana exige que los formatos utilizados sean acordes a la norma de factura electrónica EN 19631.
La ley afecta directamente a las empresas del sector B2B que deberán, gradualmente, adaptar sus sistemas para emitir y recibir facturas electrónicas en formatos estructurados con las sintaxis UBL 2.1, a través de Peppol y UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) a través de ZUGFeRD (PDF en el que se embebe el fichero de factura electrónica en formato estructurado).
Calendario de implementación de la facturación electrónica en Alemania:
| Fecha | Evento |
| 1 de enero de 2025 | Todas las empresas estarán obligadas a poder recibir facturas electrónicas |
| 1 de enero de 2027 | Las empresas con una facturación anual superior a 800.000 € deberán emitir facturas electrónicas. |
| 1 de enero de 2028 | La emisión de facturas electrónicas será obligatoria para todas las empresas, independientemente de su facturación. |
Formatos de la Factura Electrónica
En Alemania, los dos formatos principales para la facturación electrónica son XRechnung y ZUGFeRD.
- XRechnung es un formato XML puro, especialmente utilizado en transacciones con el sector público, que contiene toda la información relevante de la factura.
- ZUGFeRD es un formato híbrido que combina un archivo XML con un PDF/A-3, lo que permite que las facturas sean leídas por los usuarios con mayor facilidad (PDF).
Aunque el formato EDI ha sido ampliamente utilizado en Alemania, su futuro tras 2027 es incierto, ya que no cumple en su totalidad con la normativa EN16931.
Implementación en SAP
La aprobación de la Ley de Oportunidades de Crecimiento es una iniciativa fundamental en la transformación digital del tejido empresarial alemán. En este contexto, SAP Document and Reporting Compliance se posiciona como una solución integral para que las empresas alemanas puedan cumplir con los nuevos requisitos legales en torno a la facturación electrónica.
Esta solución de SAP permite a las empresas gestionar todo el ciclo de vida de las facturas electrónicas, desde la emisión hasta la recepción, asegurando que éstas cumplan con las normativas del gobierno alemán.
SAP cuenta con dos soluciones clave en DRC que proporcionan cobertura al intercambio de facturas electrónicas en Alemania, adaptadas a las diferentes necesidades específicas de este país en el envío y recepción de facturas:
- Recepción de facturas electrónicas a través de la red Peppol
De acuerdo con el calendario anteriormente mencionado el primer paso que deben realizar las empresas es el de habilitar su sistema SAP para poder recibir facturas electrónicas para ello SAP DRC permite la integración con la red Peppol. Este proceso automatiza la creación de eDocuments, su conversión al formato oficial, y su posterior envío a través de puntos de acceso autorizados de Peppol. A su vez, garantiza un intercambio seguro y validado de documentos electrónicos, cumpliendo con los estándares europeos y facilitando la interoperabilidad entre los distintos actores del mercado.
Facturación Electrónica a través de la Red Peppol
En cuanto a la solución de intercambio de la factura electrónica vía email, que trataremos a continuación sólo está disponible el tratamiento de las facturas emitida, sin embargo, en el caso de las facturas recibidas está planificado que la solución sea lanzada por SAP a final de este mes (30 de septiembre) para SAP S/4HANA Private Cloud y SAP S/4HANA On-Premise, mientras que para SAP ERP lo hará dos semanas después (15 de octubre).
2. Envío de facturas electrónicas vía correo electrónico en formato ZUGFeRD
Esta solución de SAP DRC está diseñada para el envío de facturas en formato ZUGFeRD a través del correo electrónico. Este formato combina la visualización en PDF con los datos estructurados en XML. El proceso, tal como se ilustra en el siguiente diagrama, incluye la creación automática del eDocument, su validación sintáctica y su envío por correo electrónico.
Facturación Electrónica entregada vía E-mail (ZUGFeRD)
¿Qué ofrece T4S?
Con el apoyo de T4S, su empresa estará preparada para esta transición, beneficiándose de soluciones SAP diseñadas para simplificar el cumplimiento normativo y optimizar los procesos internos.
Frente a la inminente obligatoriedad en Alemania para 2025 y el horizonte de 2027-2028 en el que la emisión de facturas electrónicas será obligatoria, T4S se posiciona como un aliado estratégico para las empresas que buscan adelantarse a estos cambios. Basado en su experiencia en la implementación de la facturación electrónica en otros países como Polonia, Rumanía o México, T4S ofrece su experiencia en este tipo de implementaciones siempre de la mano del estándar de SAP (DRC) con las ampliaciones que cada cliente pudiera llegar a necesitar.
En lo que respecta a la solución para la recepción de facturas electrónicas
T4S ofrece una solución integral basándose en las capacidades de SAP DRC, la propuesta cubre los siguientes pasos:
- Recepción de facturas: Las facturas electrónicas se descargan directamente desde la plataforma habilitada, como Peppol, utilizando un punto de acceso seguro.
- Validación y procesamiento: Se realiza la validación de los archivos recibidos para asegurar que cumplen con los formatos oficiales. Esto incluye la conversión a eDocuments dentro del cockpit de SAP.
- Automatización: Gracias a la integración con SAP S/4HANA, las facturas se procesan automáticamente, garantizando que la información se registre adecuadamente en el sistema contable de la empresa.
Solución para la emisión de facturas electrónicas
Pensando en la futura obligatoriedad para 2027-2028, T4S recomienda que las empresas empiecen a prepararse para la emisión de facturas electrónicas. La propuesta de T4S incluye:
- Creación de eDocuments: El sistema genera de manera automática los eDocuments a partir de las facturas emitidas por los clientes.
- Conversión a XML: Una vez creados, los documentos se convierten al formato XML requerido por la legislación alemana. Este proceso se gestiona desde el cockpit de SAP DRC.
- Envío seguro: A través de la red Peppol o la entrega vía email en formato ZUGFeRD, las facturas se envían de manera segura a los clientes o socios comerciales.
Finalmente cabe mencionar que aquellas empresas que venían utilizando la herramienta Peppol Exchange service para la comunicación con Peppol deberán migrar a la nueva herramienta que permite esta comunicación SAP Document and Reporting Compliance, Cloud edition.
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Notas OSS
2690949 – Nota general de la implementación de la tramitación de documentos electrónicos para Alemania.
2855724 – Nota general de la implementación de la factura electrónica entregada vía correo electrónico.