¿Qué personas tendrán una baja ocupación dentro de 2 meses?
¿Necesitaré subcontratar?
¿Qué disponibilidad tengo de un determinado perfil?
En las empresas de servicios, resulta vital equilibrar la satisfacción del cliente, la rentabilidad de los proyectos y la sobrecarga del empleado para prevenir el ‘burnout’ que contribuye a aumentar la tendencia de la ‘gran dimisión’, especialmente en sectores con una alta demanda de profesionales. Este equilibrio, puede significar la diferencia entre el éxito o la subsistencia en un mercado altamente competitivo. La sinergia entre distintos departamentos como recursos humanos o gestión de proyectos es clave para el equilibrio de las personas y la compañía
En este artículo, explicamos como una potente herramienta como SAP, permite optimizar la gestión de las personas en los proyectos y potenciar el rendimiento global de la compañía.
Planificación y capacidad
La gestión efectiva de personas empieza por entender la capacidad de los consultores que trabajan en la compañía. Las empresas de servicios se caracterizan por tener uno de los activos más importantes, las personas, por lo que es fundamental ser capaz de balancear las cargas, intentando a la vez que se llegue a ser lo más productivo posible. Es importante en este punto ser capaz de acceder a las asignaciones de cada persona y al porcentaje de carga que tiene en los distintos proyectos de la compañía, así como la previsión del futuro cercano, pues es fundamental poder anticiparse y conocer quién tendrá una baja carga de trabajo, para tratar de completar su ocupación o dónde vamos a tener problemas de sobrecarga, para buscar otros perfiles o subcontratar.
Herramientas como la planificación de proyectos nos permiten registrar y planificar en el sistema las distintas tareas que se van a tener que realizar, así como el esfuerzo estimado o las fechas necesarias.
Visibilidad en tiempo real
Las asignaciones pueden variar de un momento a otro según las necesidades de proyectos y tareas. Esto hace que sea necesario conocer en tiempo real el estado de los proyectos y las asignaciones. SAP S/4 Hana Cloud ofrece herramientas para la gestión de las asignaciones, donde podemos llegar a ver en qué proyecto o tarea está asignado cada consultor según la granularidad deseada (desde mes, hasta el día concreto). Esto permitirá conocer el estado de ocupación de los empleados, dando visibilidad y evitando que todo el trabajo pueda recaer sobre una misma persona.
La visibilidad en tiempo real ayuda a identificar posibles conflictos, cuellos de botella y sobrecargas antes de que se conviertan en un problema real.
Compatibilidad de Skills
Al igual que todas las llaves no abren la misma puerta, no todos los empleados pueden hacer las mismas tareas, por lo que es imprescindible representar que conocimientos deben tener los consultores para poder acometer las tareas planificadas.
Cuando tenemos una tarea pendiente de asignación, el sistema nos propone, según ciertos parámetros como los conocimientos, habilidades del empleado o tareas asignadas anteriormente, el perfil más óptimo para realizar dicha tarea. La gestión en este punto es fundamental, ya que tenemos toda la información en el sistema para poder descargar a la persona que debe hacer la tarea, de otras labores actualmente asignadas.
Integración tecnológica
La gestión moderna de recursos a menudo depende de diferentes soluciones tecnológicas. SAP dispone de un conjunto de soluciones integradas en modalidad SaaS, como SAP S/4 Hana Cloud para la gestión de proyectos, Success Factors para la gestión de empleados, Concur como herramienta para el control de gastos de viaje o plataformas de análisis basadas en la IA que pueden agilizar los procesos de asignación de recursos y proporcionar información valiosa para la toma de decisiones. El ecosistema de productos de SAP se integra de forma nativa, facilitando la labor de gestión del dato maestro. Así pues, un empleado podrá darse de alta en Success Factor y replicarse de manera automática en el ERP, donde registrará sus tiempos de trabajo en proyectos, o en Concur donde podrá introducir sus gastos de viaje.
En definitiva, S/4Hana Cloud junto con el resto de los productos de SAP, ofrecen un ecosistema para la gestión de los recursos en las empresas de servicios, que agiliza y simplifica el trabajo de los responsables, permitiendo dedicar más tiempo al bienestar de los empleados.
Victoria Gómez Espejo
Project Manager - Consultor SAP en T4S