En estos días muchas de las empresas que se gestionan actualmente con SAP están viendo más la necesidad de realizar la conversión de la antigua versión de SAP (el ECC o R3) a S4/HANA, con una base de datos mucho más rápida y que recibe año a año todas las nuevas funcionalidades que SAP va desarrollando para mejorar el ERP y todos sus componentes asociados.
Estas conversiones, en la mayoría de los módulos de SAP, consiste, a parte del cambio a plataforma Fiori, en una ampliación de las funcionalidades existentes, pero manteniendo el core de su funcionamiento tradicional. No ocurre lo mismo con la gestión de los almacenes. Muchos empezamos a oír el nombre de EWM (Extended Warehouse Management), Stock Room Management, embedido, descentralizado, etc…, pero sin saber muy bien en qué consiste o cual será la mejor opción para nuestra empresa.
En este blog vamos a explicar, a grandes rasgos, en qué consiste cada una de las opciones con las que nos encontramos cuando realizamos estas conversiones a SAP S/4 HANA, así como la manera de enfocar la toma de decisión a la hora de llevarla a cabo. Antes de empezar a entrar en detalle en las distintas opciones conviene tener una cosa clara. Tenemos dos líneas de trabajo:
Continuar usando WM tal y como lo conocemos, con la misma funcionalidad y base que se ha usado hasta la fecha, pero sabiendo que no vamos a tener ninguna mejora en la gestión de almacenes a partir de ese momento.
Usar la nueva versión de almacenes Extended Warehouse Management, en adelante EWM. Esta versión tiene todas las nuevas aplicaciones y redefine completamente el módulo, hasta el nivel de rehacer conceptos básicos del antiguo WM, como la desaparición del término UA (unidad de almacén) y el cambio de TOs por Tareas de almacén (TA/WT). Al dar esta vuelta al módulo lo que SAP busca es sustituir el antiguo WM, una herramienta que estaba a medio camino entre el ERP y un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) por una SGA completo con toda su funcionalidad y que está preparado para trabajar incluso de manera con otros ERPs de manera directa.
De nuevo, pensando en una posible conversión a SAP S/4 HANA de nuestro actual ERP tenemos varias opciones:
- Stock Room Management
- WM en modo compatibilidad
- EWM básico
- EWM profesional (embebido/descentralizado)
1. Stock Room Management: Esta opción puede que sea la más óptima en el momento de una conversión a SAP S/4 HANA para la mayoría de las empresas. Consiste en seguir usando WM tal cual se ha usado siempre, pero perdiendo algunas de las funcionalidades que existen actualmente en WM. Está diseñada, sobre todo, para almacenes con poca complejidad, que en la práctica aplica a la mayor parte de los que nos encontramos en el día a día. El mayor punto positivo de esta opción es que permite seguir trabajando tal cual se ha hecho siempre, por tanto, no implica una gran gestión del cambio. Como contrapartida está, claramente, las funcionalidades perdidas y que al tener la base antigua de almacenes ninguna de las nuevas funcionalidades proporcionadas por SAP serán aplicables aquí, eso incluye aquellas de otros módulos que tengan relación directa con la gestión de almacenes.
Las funcionalidades perdidas con Stock Room son:
- Task and resource management (WM-TRM)
- Warehouse control unit interface (WM-LSR)
- Value-added services (WM-VAS)
- Yard management (WM-YM)
- Cross-docking (WM-CD)
- Wave management (WM-TFM-CP)
- Decentral WM (WM-DWM)
2. WM en modo compatibilidad: Esta opción en una conversión es la que menos gestión del cambio implica, ya que es, simplemente, seguir usando WM tal cual se ha usado hasta el momento con toda su funcionalidad actual. Sin embargo, tiene dos grandes puntos negativos. Por un lado, al igual que Stock Room no va a tener nuevas funcionalidades. Como bien dice su nombre se está ejecutando WM en modo compatibilidad, pero esto se acabará al final del año 2025 (o 2030 en caso de que SAP lo permita excepcionalmente). Como hemos adelantado en el punto anterior, de ser necesario se puede activar el modo compatibilidad, pero normalmente, si la complejidad del almacén lo permite, será preferible activar únicamente Stock Room para evitar después retrabajos y esto es lo que aplicará a la gran mayoría de las empresas.
3. EWM básico: El nuevo módulo de SAP para la gestión de almacén. Existen dos versiones, la básica, es la que se encuentra dentro de la licencia normal de SAP y en la que el almacén se convierte en el core de la logística de la planta. Está orientado a cubrir las necesidades de la mayoría de las empresas que necesiten gestión de ubicaciones, recibe año a año las nuevas mejoras que desarrolla SAP y está basado en las Best Practices de las grandes empresas. Como puntos negativos a la hora de una conversión tendremos que tener en cuenta que implantar EWM requiere una implantación casi desde 0 ya que hay que crear un nuevo almacén y repensar algunos de los procesos (aunque en muchos casos se mejoren), así como la gestión del cambio con los usuarios. Además, no tenemos la funcionalidad máxima del módulo, ya que hay ciertas funciones que están reservadas a la versión profesional, aunque sí una parte importante.
4. EWM profesional (embebido/descentralizado): Es la versión con la funcionalidad máxima de EWM, además de tener los puntos positivos que comentábamos en el punto anterior tiene la funcionalidad total del módulo. Como puntos negativos, implica todo el esfuerzo y gestión del cambio del módulo y que al ser la versión profesional requiere una licencia extra que no se encuentra dentro de la básica de SAP. La funcionalidad profesional está destinada sobre todo a empresas logísticas o con una complejidad muy alta, ya que en la mayoría de las empresas realmente basta con usar la versión básica.
De manera adicional EWM profesional se puede tener embebido en la misma máquina que el resto del ERP y trabajar como un módulo más, o puede trabajar de manera descentralizada como otros SGAs, teniendo de esta forma la logística del almacén separada del ERP. Esto, aunque pueda suponer un esfuerzo económico mayor permite la independencia del almacén, haciendo que si por necesidad o fallo el ERP cae el almacén pueda seguir funcionando con normalidad hasta que la conexión sea restablecida, no haciendo parar la logística en ningún momento. También permite la conexión directa con otros ERPs en el caso de que la empresa que gestiona tenga varios ERPs o directamente otro que no sea SAP.
Las funcionalidades de la versión profesional son:
- Labor management
- Value-added services
- MFS (gestión de ubicación con PLCs
- Cross-docking
- Billing
- Yard management
- Dock Appoint
- Wave management
Ahora que sabemos lo que nos puede ofrecer SAP en una conversión conviene preguntarse qué opción es la óptima para nuestra empresa. SAP recomienda, en cualquier caso, hacer primero la conversión a S/4 HANA manteniendo la base antigua de WM, y una vez hemos hecho la conversión y tenemos el sistema estabilizado valorar el cambio a EWM. Esto es porque una conversión a S/4 HANA ya requiere un gran esfuerzo por parte de todos los implicados.
Partiendo de realizar primero una conversión a una base WM y después cambiar a EWM aquí sí que dependemos más de la casuística concreta de nuestra empresa. Pero, en términos generales, tanto Stock Room como EWM básico cubren las necesidades generales de la gran mayoría de empresas salvo que tengan mucha complejidad. Por tanto, por simplicidad, evitar tiempos de fin de funcionalidades y no hacer el desembolso económico de una licencia extra siempre deberíamos intentar trabajar con estas opciones, salvo que sea estrictamente necesario.
Habiendo dejado claro que, en general, es preferible en una conversión pasar primero con la base WM, ¿Cuándo es preferible dar un salto directo a EWM? Pues bien, eso depende del roadmap de nuestra empresa, ¿Qué es lo que queremos hacer en el momento de una conversión?:
Brownfield: Normalmente una conversión se suele realizar en nuestra misma máquina, hacemos un upgrade, no hay una reingeniería de procesos y el cambio para el usuario es mucho menor. este es el escenario normal donde generalmente seguiremos en un primer momento con la base en WM.
Greenfield: Dejar atrás nuestro sistema anterior y empezar de nuevo, aplicando una reingeniería de procesos, realizando una reimplementación general de SAP. Este caso es el idóneo para ir directamente a EWM, ya que a nivel general de la empresa ya se va a reanalizar y repensar todos los procesos, es una muy buena oportunidad para hacerlo todo a la vez.
Bluefield: La manera de conversión a mitad de camino entre las dos anteriores. Se centra en la extracción de la configuración actual del sistema y los datos de forma selectiva en una máquina nueva, para hacer una limpieza de los datos. Este caso, aunque es el menos común de los anteriores, también es, normalmente el escenario normal para seguir con la base WM.
A modo de conclusión, EWM es la nueva herramienta de gestión de almacenes de SAP, mucho más avanzada y a la que la mayoría de las empresas deberían ir cambiando paulatinamente en un momento u otro, ya que SAP nos lleva hacia ese camino. No obstante, no hace falta hacer el cambio ya, ni deprisa, es preferible si se tiene que hacer una conversión primero, generalmente, empezar con Stock Room o WM en modo compatibilidad hasta que se tenga la oportunidad para cambiar la gestión del almacén.
Juan Miguel Costa
Consultor WM/EWM