Declaración Intrastat y su relevancia en las migraciones a SAP S/4HANA

En esta nueva entrada veremos qué es la declaración de Intrastat, cuáles son sus cambios entre los sistemas R3/ECC antiguos y los nuevos S/4HANA y qué aspectos hay que tener en cuenta para una correcta migración de la herramienta.

Gestión de Intrastat de ECC a SAP S/4HANA, retos y claves para una transición exitosa.

La gestión de Intrastat ha experimentado cambios significativos con la transición de SAP ECC a SAP S/4HANA, tanto a nivel funcional como técnico. Estos cambios impactan directamente en la operativa de las organizaciones que reportan movimientos intracomunitarios de mercancías, así como en la arquitectura de los sistemas, modelos de datos y en la experiencia de usuario. A continuación, os comentamos un análisis detallado que permitirá evaluar el alcance de estas modificaciones, identificando los principales retos y recomendaciones clave.

¿Qué es Intrastat y cuál es su importancia?

Intrastat es el sistema de recogida de información estadística sobre el movimiento de mercancías entre países miembros de la Unión Europea. Su reporte es obligatorio para las empresas que superan determinados umbrales en cada país, y su implementación eficiente en SAP resulta vital para el cumplimiento legal, la calidad del dato y la integridad de los procesos de comercio exterior.

Cambios funcionales en Intrastat con S/4HANA

• Experiencia de usuario renovada:
  La gestión de Intrastat en SAP ECC se realizaba primordialmente a través de la GUI clásica, permitiendo mantener directamente códigos estadísticos (Commodity Codes) y datos asociados desde menús tradicionales. Con S/4HANA, SAP apuesta por Fiori como interfaz principal, desplazando muchas funciones administrativas a aplicaciones web que mejoran la usabilidad, historia y el acceso a la información desde cualquier dispositivo.
• Aplicaciones específicas y simplificación:
  Se introducen aplicaciones Fiori para la gestión de códigos estadísticos, clasificación y reclasificación de productos, que centralizan la operativa. Esto facilita la actualización de datos, la visualización y la comprobación en tiempo real, así como una alineación más estrecha con los cambios normativos europeos.

Operaciones que antes se realizaban en GUI (por ejemplo, mantenimiento del número estadístico de mercancía) se han eliminado del estándar GUI. Ahora deben mantenerse mediante aplicaciones Fiori.

Implicaciones técnicas

• Simplificación de tablas y modelo de datos
  SAP S/4HANA reduce la complejidad de tablas redundantes existentes en ECC, unificando la gestión de datos maestros y transaccionales en menos estructuras. Entre otras modificaciones tenemos:
  • La opción de actualizar los números estadísticos de mercancías en el Customizing ya no está disponible.
  • Los campos STAWN, BEMEH, NIHON e IMPMA de la tabla T604 ya no se utilizan para almacenar números estadísticos de mercancías.
  • Los campos STAWN y EXPME en la tabla MARC ya no se utilizan para almacenar la información de clasificación. Estos datos ahora se almacenan en tablas:
    • /SAPSLL/MARITC (datos de clasificación)
    • /SAPSLL/CLSNR (números estadísticos de mercancías) y
    • /SAPSLL/CLSNRT (descripción de números estadísticos de mercancías).
  • Obsolescencia de ciertas transacciones estándar
    Varias transacciones clave del ámbito Intrastat en ECC dejan de ser soportadas en S/4HANA. Es esencial analizar en detalle el SAP Simplification List de cada release, ya que pueden requerirse desarrollos, migraciones o parametrización adicional para evitar pérdida de funcionalidad.
  • Automatización y reporting
    S/4HANA permite automatizar la extracción, validación y generación de los informes Intrastat. Los reportes son más flexibles y pueden personalizarse para responder de forma dinámica a las normativas, sin necesidad de desarrollos extensos.
  • Integración con SAP GTS (Global Trade Services)
    La integración entre S/4HANA y SAP GTS se potencia, permitiendo una gestión más centralizada y avanzada de Intrastat cuando así lo requiere la organización, especialmente para empresas con complejidad internacional significativa.

Recomendaciones prácticas para la migración

• Realizar un assessment exhaustivo sobre las funcionalidades que se utilizaban en ECC y su correspondencia o eliminación en S/4HANA. Esto implica revisar los procesos que dependían del mantenimiento por GUI y su migración a Fiori o adaptaciones propias.
• Formar a los usuarios claves en la nueva operativa, pues el cambio de interfaz puede generar una curva de aprendizaje y resistencia al cambio si no se acompaña el proceso con recursos y materiales adecuados.
• Revisar el uso de desarrollos Z o add-ons específicos para la gestión de Intrastat, ya que algunas de estas soluciones pueden no ser compatibles o pueden provocar incidencias tras la migración a S/4HANA.
• Documentar los procesos críticos y establecer procedimientos de validación de datos maestros, sobre todo en lo relativo al commodity code y a la correcta integración con módulos logísticos (MM, SD, GTS).
• Mantenerse actualizado mediante las Notas SAP y consultando las SAP Best Practices de cada release, para detectar con anticipación posibles discontinuidades o mejoras incrementales.

Conclusión

El proyecto de conversión de SAP ECC a SAP S/4HANA implica para la funcionalidad Intrastat mucho más que un simple upgrade técnico: supone algo de reingeniería del proceso y una transformación en la interacción de los usuarios con el sistema. La gestión a través de Fiori y la simplificación del modelo de datos, aportan ventajas competitivas y aseguran el cumplimiento legal, pero exigen prepararse con formación, análisis y adaptación de procesos y desarrollos legados para evitar sorpresas y maximizar el valor del cambio.

Una migración exitosa dependerá del enfoque preventivo, apuntar a clean core, la transmisión clara del nuevo rol de los usuarios y la capacidad técnica de aprovechar todas las innovaciones que S/4HANA ofrece en este ámbito.