Consistency Checks

¿Qué son los Consistency Checks y cómo funcionan? ¿Qué capacidades tienen?

SAP DRC (Document and Reporting Compliance) es una solución integral que ayuda a las empresas en la generación, procesamiento y preparación de documentos electrónicos e informes legales. Una de las funcionalidades más importantes incluidas en SAP DRC son los consistency checks, o verificaciones de consistencia en español, que garantizan la coherencia y la integridad de los datos con las autoridades fiscales. Los países que admiten esta funcionalidad son España e India, pero se espera que próximamente la solución admita escenarios específicos de más países.

El funcionamiento de los consistency checks sigue un flujo que consta de las siguientes fases:

1. Generación del documento: Se crea el documento electrónico, por ejemplo una factura, dentro del sistema.
2. Ejecución de validaciones: a través de la aplicación consistency checks se validan los datos del sistema contra los datos enviado a  la agencia tributaria, verificando su coherencia.
3. Resultado de la validación: En caso de que existan inconsistencias o errores, el sistema muestra mensajes de advertencia o de errores críticos en la aplicación de comprobación de resultados.
4. Correción de errores: Los usuarios pueden corregir la información en los documentos de acuerdo con los mensajes proporcionados en la aplicación, asegurando que toda la información sea correcta antes de intentar un nuevo envió a las autoridades fiscales locales.

Los Consistency Checks proporcionan una serie de capacidades que permiten a las empresas operar con mayor seguridad y conformidad en el entorno fiscal digital:

• Prevenir sanciones tributarias. Ayudan a las empresas a identificar posibles discrepancias fiscales que, de no ser corregidas, podrían derivar en sanciones.
• Automatización: Permiten programar trabajos (Jobs) para resolver automáticamente las inconsistencias identificadas durante las verificaciones.
• Verificaciones programadas: Capacidad de programar trabajos para ejecutar verificaciones de rutina que comparen la consistencia entre los documentos electrónicos en SAP y las facturas registradas en el sistema de la autoridad tributaria.
• Mensajes detallados: Proporcionan alertas claras para corregir errores rápidamente.
• Procesamiento paralelo: Esta funcionalidad permite dividir la carga de trabajo entre diferentes procesos de trabajo, mejorando el rendimiento al verificar grandes volúmenes de documentos.
• Soporte para auditorías: Facilitan la trazabilidad y auditoría con registros completos de todas las verificaciones realizadas.
• Escalabilidad y adaptabilidad: Son ajustables a nuevas normativas o necesidades específicas del negocio.

Tipos de consistency checks

Los diferentes tipos o categorías de verificaciones de consistencia que el sistema puede realizar son los siguientes:

– Verificación de existencia : comprueba si hay representaciones del mismo documento en ambos sistemas.

– Verificación de estado : verifica si los estados de los documentos coinciden en ambos sistemas.

– Verificación de contenido : verifica si el contenido del documento coincide en ambos sistemas.

Escenarios específicos de España que admiten consistency checks

Estos controles se aplican en diferentes escenarios empresariales, como las facturas electrónicas de clientes y proveedores, dentro del marco del Suministro Inmediato de Información (SII). A través de estos controles, SAP verifica en primer lugar, la existencia del edocument, es decir si existe documento electrónico asociado al asiento contable de la factura. Posteriormente, verifica el estado y la coherencia de los documentos electrónicos frente a los registros de las autoridades fiscales, comparando la información existente en el monitor de documentos de SAP y la información existente en la AEAT.

Los controles admitidos por los consistency checks en España se resumen en el siguiente cuadro:

Implementación en SAP

Mediante un proceso de configuración sencillo, los consistency checks, pueden garantizar que cualquier discrepancia sea detectada y corregida a tiempo, optimizando así tus flujos de trabajo.

El primer paso para activar esta funcionalidad en su sistema SAP es habilitar el marco de coherencia de documentos electrónicos. El proceso de configuración sigue los siguientes pasos y es completamente adaptable de acuerdo con las necesidades de su empresa:

• Extracción de datos de la autoridad fiscal
  Automatización de la extracción de datos desde las autoridades fiscales a su sistema SAP para comparar la información con sus documentos.
• Habilitar los controles de consistencia para tus empresas
  Configuración del sistema para habilitar la ejecución de las verificaciones de consistencia en cada una de tus empresas. Esto asegura que cada código de empresa sea validado correctamente.
• Asignación de tipos de documentos de origen a tipos de comparación: Relaciona las entradas de diario y los documentos electrónicos con sus tipos de comparación correspondientes, para garantizar que se verifiquen correctamente entre los registros contables y fiscales.
• Definición de límites de tolerancia: Establece márgenes de tolerancia para las diferencias entre montos, definiendo cuándo una discrepancia es lo suficientemente significativa como para ser considerada inconsistente.
• Posibilidad de extender la funcionalidad con BAdIs
  Si su negocio tiene necesidades específicas, puede personalizar las verificaciones de consistencia mediante los Business Add-Ins (BAdIs), ampliando las capacidades del sistema para adaptarse mejor a sus requisitos.

Automatización y resolución de inconsistencias

Con la activación de los consistency checks, y a través de la aplicación Programar trabajos para la coherencia de documentos electrónicos, SAP permite configurar tareas recurrentes que supervisen constantemente tus documentos, detectando cualquier discrepancia sin necesidad de intervención manual.

Una vez ejecutadas las verificaciones, puedes acceder a los resultados mediante la aplicación Verificar consistencia de documentos electrónicos.

Desde aquí, podrá identificar fácilmente las discrepancias y resolverlas manualmente utilizando la aplicación Resolver inconsistencias de documentos electrónicos. Si lo desea, también puede programar y configurar la resolución automática de inconsistencias.

La trazabilidad también está garantizada ya que podrá acceder a un historial detallado de todas las verificaciones, asegurando un seguimiento completo de cada proceso.

¿Qué ofrece T4S?

En T4S, contamos con una amplia experiencia en la implementación de SAP Document and Reporting Compliance (DRC), una solución integral que asegura que tu empresa cumpla con las normativas fiscales a nivel global. Gracias a nuestra experiencia probada en diferentes sectores, hemos ayudado a empresas a optimizar su gestión de documentos electrónicos, evitando errores costosos y mejorando la eficiencia de sus operaciones fiscales.

Una de las funcionalidades más valiosas incluidas en SAP DRC son los Consistency Checks, que permiten validar y corregir automáticamente cualquier inconsistencia en tus documentos electrónicos en SAP con respecto a los correspondientes en el sistema de las autoridades fiscales. Como hemos visto a lo largo de la presente newsletter, esta solución garantiza un nivel superior de precisión y control en el envío de facturas y reportes fiscales, minimizando los riesgos de rechazos y sanciones.

Hemos trabajado extensivamente con el Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) en España, y hemos implementado los Consistency Checks para resolver eficazmente casos comunes de inconsistencia fiscal, como:

1. Factura emitida sin eDocument: Detectamos si se ha emitido una factura en SAP sin generar el eDocument correspondiente.
2. Factura existente en SAP pero no en la AEAT: Comprobamos si una factura registrada en SAP ha sido remitida a la AEAT.
3. Factura con datos inconsistentes entre SAP y la AEAT: Identificamos cualquier discrepancia en los datos de la factura entre SAP y los registros de la AEAT.
4. Factura con estados diferentes: Validamos que el estado de una factura en SAP coincida con el de la AEAT, evitando desajustes que puedan causar sanciones.
5. Anulaciones de facturas enviadas: Verificamos que las anulaciones realizadas se gestionen adecuadamente.

Nuestro equipo de expertos no solo garantiza la implementación de SAP DRC siguiendo las mejores prácticas, sino que también garantiza que los Consistency Checks trabajen en beneficio de su negocio, ofreciendo una solución robusta para cumplir con las normativas fiscales y optimizar su gestión documental.