SAP ODN – Official Document Numbering

¿Qué es SAP ODN?

SAP ODN (Official Document Numbering) es una funcionalidad de SAP que permite generar números oficiales de documento con codificaciones inteligentes, cumpliendo tanto con requerimientos legales como con necesidades internas de negocio.

Estos identificadores pueden estar compuestos por prefijos, sufijos y secuencias numéricas, y se generan automáticamente en el momento de contabilizar un documento.

Origen del SAP Official Document Numbering y su contexto legal

La necesidad de numeraciones oficiales surge a raíz de los primeros controles fiscales implantados por las autoridades tributarias de distintos países.

En muchos mercados —como Argentina, México, Italia o Indonesia— las autoridades exigían que las facturas incluyeran códigos estructurados, formados por conceptos como serie, folio o guías, definidos por la administración pública.

Estos mecanismos fueron los precursores de la actual Factura Electrónica, donde cada documento debe estar identificado de forma única, trazable y conforme a patrones oficiales.

¿Por qué es necesario un identificador oficial de documentos?

Cada factura electrónica generada en un sistema ERP debe poder identificarse de manera unívoca y, en muchos casos, siguiendo formatos específicos definidos por las autoridades fiscales de cada país.

El reto para un software como SAP, con cobertura legal en múltiples países, es ofrecer una solución flexible que permita cumplir con estas exigencias locales sin desarrollos complejos.

La solución SAP: Official Document Numbering (ODN)

SAP ODN fue la solución inicialmente propuesta por SAP para dar respuesta a estos requerimientos.

Esta funcionalidad permite:

• Definir codificaciones inteligentes a nivel de clase de documento financiero.

• Generar el número oficial en el momento de la contabilización.

• Almacenar el identificador en el campo de referencia, tanto del documento de factura de ventas como del documento financiero asociado.

• Garantizar la trazabilidad completa entre documentos comerciales y financieros.

Disponibilidad de SAP ODN en ECC y S/4HANA

SAP ODN está disponible en:

• SAP ECC

• SAP S/4HANA, tanto Private como Public Cloud

Además, esta funcionalidad está cobrando mayor relevancia tras el anuncio recogido en la nota SAP OSS 3565339 – ODN Framework – Note Collection, lo que refuerza su posicionamiento como solución estándar dentro del ecosistema SAP.

Es importante señalar que, aunque SAP ha desarrollado soluciones específicas para algunos países (como Portugal), otros mercados como Italia o Letonia han adoptado SAP ODN como alternativa estándar.

SAP ODN como solución a requerimientos de negocio

Más allá del cumplimiento legal, SAP ODN resulta especialmente útil para cubrir requerimientos internos de negocio, habituales en los departamentos de administración y finanzas.

Entre los más comunes se encuentran:

• Mantener rangos de numeración diferenciados por sociedad o tipo de factura.

• Garantizar secuencias sin saltos.

• Definir numeraciones dependientes del tiempo o del ejercicio fiscal.

Limitaciones históricas en la numeración de documentos comerciales

Hasta la llegada del Flexible Document Numbering (introducido en SAP S/4HANA On-Premise 2022), la numeración de documentos comerciales en SAP presentaba importantes limitaciones:

• Un único objeto de numeración para consultas, ofertas, pedidos, entregas y facturas.

• Sin diferenciación por sociedad, organización de ventas o ejercicio.

• Alta complejidad de mantenimiento en organizaciones multinacionales.

Por ejemplo, una empresa con 8 tipos de factura y presencia en 25 países necesitaría mantener hasta 200 rangos de numeración, solo para facturas, sin considerar la variable temporal.

Ejemplo práctico de uso de SAP ODN

En un sistema SAP ECC, este tipo de requerimientos puede resolverse mediante SAP ODN manteniendo:

• Un único rango estándar de numeración por tipo de documento.

• Una codificación inteligente definida vía ODN por sociedad.

Por ejemplo, el número oficial de factura puede generarse como la concatenación del código de sociedad u organización de ventas, seguido de un consecutivo numérico.

Este identificador se almacena en el campo de referencia tanto del documento de factura como del documento financiero, facilitando la relación directa entre ambos.

Conclusión: cuándo usar SAP ODN y cómo puede ayudarte T4S

SAP ODN es una funcionalidad clave cuando existen:

• Requerimientos legales de numeración oficial.

• Necesidades internas de negocio relacionadas con control, trazabilidad y secuencias de documentos.

Si tu empresa se enfrenta a este tipo de escenarios o quieres profundizar en el uso de SAP Official Document Numbering, en T4S contamos con un equipo de expertos en fiscalidad y soluciones SAP que puede ayudarte a definir la mejor estrategia para cubrir tus necesidades.