Nueva normativa DRS en Polonia: cómo adaptar tu SAP al sistema de retorno de envases

A partir del 1 de octubre de 2025, entra en vigor en Polonia una nueva normativa que impacta directamente en los procesos de venta, contabilidad y reporting de las empresas que comercializan productos envasados.

Este nuevo sistema DRS (Deposit Refund System) obliga a adaptar tu sistema SAP para cumplir con los nuevos requisitos legales. En T4S te explicamos en qué consiste, cómo afecta a tus procesos y qué solución proponemos.

¿Qué es el sistema DRS y a quién afecta?

El sistema DRS se basa en un principio sencillo:

• El consumidor paga un depósito al comprar un envase.
• Recupera ese importe al devolver el envase en un punto habilitado, sin necesidad de ticket.

Los envases afectados en Polonia son:

• Botellas de plástico PET ≤ 3 L → depósito: 0,50 PLN

• Latas metálicas ≤ 1 L → depósito: 0,50 PLN

• Botellas de vidrio reutilizables ≤ 1,5 L → depósito: 1,00 PLN

Las empresas que no alcancen las cuotas mínimas de recogida deberán pagar una product fee, que a partir de 2027 puede alcanzar los 5 PLN/kg, con sanciones de hasta 1 millón PLN por incumplimiento.

¿Quién debe cumplir con esta normativa?

Dependerá del tipo de negocio:

Además, todas las empresas implicadas deberán contratar a uno de los operadores oficiales del sistema DRS para la recogida y liquidación de envases.

¿Cómo impacta el sistema DRS a SAP?

El cumplimiento de la normativa DRS no se resuelve con un simple ajuste técnico. Implica una transformación completa de procesos SAP:

1. Ventas y distribución (SAP SD)

Desde el punto de vista comercial, las organizaciones deben garantizar que los productos afectados incluyan correctamente el depósito en las operaciones de venta, sin afectar el precio base del producto ni su carga fiscal, y que se distingan adecuadamente del resto en toda la cadena logística y documental. 

2. Finanzas (SAP FI)

La introducción de nuevos importes, como el depósito o la tarifa de productor, requiere un tratamiento contable diferenciado, tanto en términos de balance como de cuenta de resultados. También es clave asegurar que estos elementos queden registrados con trazabilidad y se puedan conciliar periódicamente con los datos reales de ventas, facilitando una liquidación precisa con los operadores del sistema. 

3. Reporting legal

A nivel de reporting, la obligación de reportar quincenalmente los volúmenes de ventas de productos afectados obliga a tener visibilidad y control sobre los datos, y en muchos casos, a adaptar los informes estándar de SAP con nuevas lógicas o estructuras de datos que permitan cumplir con la normativa. 

4. Gestión de operadores

Cada operador diseña su propio modelo de funcionamiento, incluyendo las reglas de liquidación con los comercios (minoristas y mayoristas) y la gestión logística de los envases. En SAP, esto se traduce en la necesidad de gestionar correctamente la asignación de productos a operadores, la trazabilidad de los depósitos cobrados y devueltos, y la preparación para intercambiar datos con distintos operadores según el modelo elegido. 

¿Qué solución ofrece T4S?

Desde T4S, respondemos a este reto con una solución integral y escalable sobre SAP, que combina experiencia legal y funcional, conocimiento técnico y una visión estratégica orientada al cumplimiento normativo y la eficiencia empresarial. 

Nuestro equipo acompaña al cliente desde el análisis inicial hasta la implementación completa de los procesos afectados. Ayudamos a identificar qué productos se ven impactados, cómo deben tratarse comercial y contablemente, y cómo debe adaptarse SAP para reflejar los nuevos requisitos sin comprometer la operativa habitual. 

En T4S, trabajamos con una solución modular y estructurada, que permite integrar el DRS en los procesos de ventas y contabilidad de forma transparente y controlada. Nuestro enfoque no se limita a la configuración del sistema, también formamos al equipo, diseñamos soluciones de reporting e integramos las necesidades del operador del sistema para simplificar las tareas de declaración y conciliación. 

Además, nuestra solución es escalable ya que es fácilmente ajustable para adatarse a los requerimientos de otros países que ya tienen implementado este sistema o que implantarán sistemas de retorno de envases similares próximamente, como Portugal que entrará en vigor también el 1 de octubre de 2025, España, cuya entrada vigor está prevista para finales de 2026 o Reino Unido en 2027. 

Nuestro objetivo: convertir este reto legal en una oportunidad para optimizar procesos y reforzar el compromiso ambiental de tu empresa.