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SAP DRC: Innovación en el cumplimiento fiscal global
Contexto: Digitalización fiscal
La rápida evolución de las normativas fiscales y la digitalización obligatoria de procesos de facturación y de presentación de informes suponen un gran desafío al que se están enfrentando las empresas a nivel global. Esta iniciativa se ha impulsado ya en más de 55 países en los que se han adoptado normativas obligatorias y esta tendencia sigue creciendo, con regulaciones nuevas o inminentes.
Los objetivos que persigue este nuevo marco regulatorio son el de garantizar mayor transparencia, reducir la evasión fiscal y aumentar la eficiencia administrativa.
Estos cambios requieren que las empresas se adapten con rapidez para evitar sanciones legales, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la continuidad de sus operaciones.
SAP DRC: Una solución Integral
En este contexto, SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) se posiciona como una solución clave para que las empresas puedan abordar estos retos.
SAP DRC simplifica y centraliza el cumplimiento normativo de todos los países proporcionando una plataforma integral que permita a las empresas gestionar de manera eficiente y uniforme sus obligaciones fiscales superando las barreras provocadas por la complejidad de los distintos requerimientos legales de cada país.
Este enfoque centralizado basado en única solución para todos los países presenta los siguientes beneficios:
- Automatización: A través de la automatización y estandarización de los procesos SAP DRC permite reducir costes y tiempos de implementación, así como optimizar los tiempos de gestión.
- Adaptabilidad: SAP DRC se ajusta a normativas locales específicas, como la generación de ficheros SAF-T en Polonia o Portugal, o la gestión de los complementos de pago en México o de los documentos de contingencia en Colombia, entre otros muchos casos.
- Escalabilidad: SAP DRC permite expandir la cobertura a más países conforme crecen las operaciones, siendo una solución escalable y extensible.
- Garantía de cumplimiento: Una de las grandes ventajas de SAP DRC es su capacidad de actualización continua frente a cambios normativos lo que asegura el cumplimiento legal continuo.
Funcionamiento SAP DRC
El flujo de proceso extremo a extremo que ofrece SAP DRC está diseñado para integrar de forma armónica todos los pasos necesarios para el cumplimiento fiscal y la gestión de documentos electrónicos. Consta de las siguientes fases:
- Creación de Documentos Comerciales: Todo comienza con la generación de un documento comercial en SAP S/4HANA, como facturas de ventas (SD), facturas de proveedores (MM) o asientos contables (FI).
- Transformación de Documentos Electrónicos: Utilizando el eDocument Framework, los documentos comerciales se transforman automáticamente al formato requerido por las autoridades fiscales.
- Validación y Envío: Posteriormente, una vez generado el documento electrónico, SAP DRC lo valida y lo envía a la autoridad fiscal correspondiente. La validación puede incluir la inclusión de firmas digitales, códigos QR y cifrado de datos, dependiendo de las normativas de cada país.
- Gestión de Respuestas: Las respuestas son gestionadas automáticamente por el sistema y reflejadas en tiempo real en el eDocument Cockpit, el monitor de documentos electrónicos.
- Supervisión y Corrección: Además, el estado de cada documento puede ser supervisado en el monitor. En caso de errores, estos pueden ser corregidos directamente desde el sistema fuente, garantizando trazabilidad y consistencia.
- Generación de Informes: Por último, SAP DRC permite la posibilidad de generar informes y/o ficheros de modelos fiscales obligatorios ya que los datos recolectados se consolidan para preparar informes fiscales obligatorios, que se envían a las autoridades en los formatos y plazos requeridos. Además, SAP DRC de manera estándar permite configurar modelos fiscales no cubiertos por el estándar de SAP como pueden ser los modelos 200, 202, 232, 309 y 560 que en T4S hemos desarrollado. Puede consultar más información sobre los modelos 200 y 202 en las siguientes newsletters:
Monitor y Aplicación Centralizada
El monitor de documentos electrónicos, eDocument Cockpit, es la herramienta central de SAP DRC para la gestión, tratamiento y envío de documentos electrónicos. El monitor no sólo se encarga de procesar los eDocuments sino que también facilita la trazabilidad, el cumplimiento fiscal y la centralización de todos los documentos electrónicos en una misma plataforma.
A pesar de que el monitor puede variar ligeramente entre países para adaptarse a sus requisitos legales, la base de su funcionamiento es común permitiendo gestionar documentos de diferentes países desde un mismo lugar.
Por otro lado, el monitor se complementa con la aplicación Gestionar conformidad de documentos e informes. Esta actúa también como una herramienta centralizada para gestionar tanto facturas electrónicas como, reportes y declaraciones fiscales periódicos y/o en tiempo real como el SII en España. Esta plataforma permite a los usuarios monitorizar los estados de comunicación y fechas de vencimiento, asegurando que las obligaciones fiscales sean cumplidas de manera eficiente y dentro de los plazos establecidos.
Clasificación de las Obligaciones Legales en SAP DRC
SAP DRC organiza las obligaciones legales en grupos principales para simplificar su gestión:
- Informes de IVA y retenciones: Incluyen declaraciones mensuales o trimestrales, así como informes de transacciones individuales según sea necesario.
- Estados financieros y activos fijos: Informes contables periódicos y específicos según la normativa local.
- Escenarios de facturación electrónica: Desde el envío de facturas a clientes hasta la gestión de facturas entrantes de proveedores para su registro automático. Vale, da una cobertura total del procesamiento de completo del tratamiento de facturas tanto emitidas como recibidas.
- Declaraciones recapitulativas y flujos de caja: Reportes consolidados para actividades transfronterizas en la UE y otros mercados.