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NOVEDADES FACTURA ELECTRÓNICA DE COLOMBIA
Estado de la factura electrónica en Colombia y novedades legales
La factura electrónica tiene un largo recorrido en Colombia ya que, desde 1995, el gobierno le otorgó la misma validez que a la factura en papel, siendo uno de los primeros países en Latinoamérica en hacerlo.
Sin embargo, la obligatoriedad de la factura electrónica en Colombia no llegó hasta 2019 cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puso en marcha el Sistema de Facturación electrónica – SFE obligatorio para las empresas que estén sujetas al impuesto al valor agregado. El mandato legal entró en vigor en enero de 2019, comenzando con los grandes contribuyentes y luego extendiéndose a todos los contribuyentes a partir de noviembre de 2020 y cubre las transacciones B2G, B2B y B2C.
Cambios en la facturación electrónica: Anexo Técnico 1.9
En noviembre de 2023, la DIAN publicó la Resolución 000165, que introdujo la versión 1.9 del anexo técnico para la facturación electrónica, con cambios obligatorios que entraron en vigor el pasado 1 de febrero de 2024. Esta actualización impacta a todas las empresas que emiten facturas electrónicas, notas de cargo y abonos, y trae consigo modificaciones importantes para mejorar la precisión y eficiencia del sistema.
Las principales novedades que incorporó la resolución 000165 son:
- Oficialización del uso del documento equivalente electrónico, sustituyendo ciertos documentos físicos en procesos tributarios.
- Validación más estricta de la Razón Social y el NIT, alineándolos con los datos del Registro Único Tributario (RUT).
- Eliminación del margen de 10 días para la fecha de emisión de la factura, que ahora debe coincidir con la fecha de envío a la DIAN.
- Las facturas deben emitirse en el formato XML exclusivamente en pesos colombianos, mientras que en la representación gráfica se han habilitado campos para que se puedan mostrar otras monedas.
- En las facturas de exportación se ha introducido una extensión para informar del valor en monedas distintas al peso colombiano.
- Cambios en las notas de crédito, que ahora deben incluir el periodo afectado y cumplir con nuevas reglas.
Implementación en SAP
SAP garantiza la total cobertura del proceso de facturación electrónica en Colombia mediante SAP Document Reporting and Compliance (SAP DRC) Esta solución integral de SAP permite crear, procesar y supervisar documentos electrónicos e informes reglamentarios, asegurando el cumplimiento legal de las normativas de la DIAN.
En Colombia, es obligatorio que ciertos documentos se generen y se transmitan electrónicamente a la DIAN. Con SAP DRC las empresas pueden crear documentos electrónicos a partir de los siguientes tipos de documentos fuente:
- Facturas de clientes
- Facturas de proveedores
- Notas de crédito
- Notas de débito
- Documentos de nómina
Gestión de Rangos de Números de Facturas
Una característica que añade SAP DRC en Colombia es la posibilidad de gestionar los rangos de números de las facturas a través de la DIAN. Esta función permite a las empresas solicitar nuevos rangos de números que usarán en sus facturas. Al realizar esta solicitud, el sistema se comunica con la DIAN para identificar a la empresa y pedir los números necesarios, actualizando dicha información directamente en el sistema. Esta funcionalidad permite una mayor flexibilidad en la gestión de trámites con las autoridades fiscales.
Creación de Facturas de Clientes
El proceso de creación de facturas electrónicas permite generar y enviar facturas de clientes, notas de débito o crédito automáticamente a la autoridad tributaria para su aprobación.
Procesamiento de Facturas de Proveedores
Las facturas electrónicas de proveedores se reciben en formato XML y son procesadas en el sistema mediante el monitor. Además, la solución de SAP permite gestionar documentos adicionales vinculados a la factura del proveedor.
Documentos Electrónicos en Contingencia
Cuando hay problemas técnicos que impiden el envío a la autoridad tributaria, el sistema permite la gestión de documentos electrónicos bajo condiciones de contingencia. De esta forma, se garantiza la continuidad operativa enviando los documentos impresos a los clientes y reenviándolos a la DIAN una vez resueltos los problemas técnicos. Esta función no está disponible para notas de crédito y débito
Documentos de Soporte
Si el proveedor no está obligado a emitir facturas electrónicas, el comprador debe presentar un documento de soporte electrónico ante la DIAN, que contiene la información de la transacción y del proveedor.
Documentos de Nómina Electrónica
El sistema permite cargar archivos de nómina desde otras aplicaciones de SAP o sistemas externos para crear documentos electrónicos y enviarlos a la DIAN, asegurando el cumplimiento de las regulaciones fiscales en Colombia.
¿Qué ofrece T4S?
T4S brinda una solución integral diseñada específicamente para ayudar a las empresas en Colombia a cumplir con las exigencias legales impuestas por la DIAN mediante la implementación de SAP Document Reporting and Compliance (SAP DRC). Esta herramienta no solo permite la gestión de facturas electrónicas, sino que también se enfoca en ofrecer un tratamiento eficiente y adecuado de todos los documentos requeridos por la normativa colombiana.
Nuestra solución se apoya en el estándar de SAP, garantizando un cumplimiento robusto de las obligaciones fiscales, contando con conocimiento sobre la implantación de la factura electrónica en Colombia, así como en otros países como México, Polonia, Rumanía…
La solución de T4S se fundamenta en el tratamiento de las facturas emitidas y en el procesamiento de las facturas recibidas de proveedores.
Además, nuestra solución abarca el tratamiento de documentos de soporte, que son esenciales en aquellas situaciones donde los proveedores no están obligados a emitir facturas electrónicas. Para estos casos, la solución de T4S permite procesar estos documentos de soporte de manera eficiente y automatizada, desde su creación en el sistema hasta su validación en la DIAN. En el eDocument Cockpit, el documento es numerado, convertido a XML y enviado para su firma digital, garantizando el cumplimiento normativo.
Procesamiento de Facturas emitidas
El resumen de la solución para las facturas emitidas es el siguiente:
- Publicación de factura: Al generar una factura, nota de débito o crédito en las aplicaciones de origen, el sistema crea automáticamente un documento electrónico (eDocument) en el eDocument Cockpit.
- Envío a la DIAN: Desde el eDocument Cockpit, selecciona el documento y envíalo. El sistema:
- Asigna un número de referencia.
- Convierte el documento al formato XML requerido por la ley.
- Firma el documento digitalmente y lo envía a la DIAN.
- Respuesta de la DIAN: El sistema actualiza el estado en el monitor en función de la respuesta de la autoridad fiscal.
- Envío al cliente: El sistema envía el documento electrónico a la dirección de correo electrónico del cliente. El estado del cliente debe actualizarse manualmente como «Aceptado» o «Rechazado».
Además, te ofrecemos asesoramiento sobre la numeración de documentos, garantizando que las facturas, notas de crédito y débito cumplan con la obligatoriedad de numeración correlativa. Esto incluye la gestión de rangos de números de facturas aprobados por la DIAN, asegurando un flujo de trabajo eficiente y conforme a la legislación.
En cuanto al procesamiento de recepción de facturas electrónicas de proveedores, la solución de T4S sigue estos pasos:
- Recepción del XML: Se reciben las facturas electrónicas en formato XML, generalmente por correo electrónico.
- Subida del archivo: Los archivos XML se suben al servidor de aplicaciones utilizando el informe de carga de mensajes entrantes
- Creación del documento electrónico: El sistema crea documentos electrónicos para los XML cargados mediante el controlador de mensajes entrantes
- Validación de la DIAN: En el monitor de eDocuments, el sistema verifica que el documento electrónico cumple con los requisitos de la DIAN y realiza verificaciones comerciales adicionales.
- Visualización y revisión: Se puede visualizar la factura y los resultados de validación. Si los datos son correctos, se acepta el archivo; si no lo son, la factura se rechaza y se notifica al proveedor.
- Documentos posteriores: El sistema es capaz de generar documentos posteriores relacionados con la factura, que también se gestionan desde el monitor.
Notas OSS
2330040 – Nota general de la implementación de la factura electrónica en Colombia
2805847 – Guía de solución de problemas sobre el DRC para Colombia.